Qu’est-ce qu’un logiciel de signature électronique ?

Un logiciel de signature électronique est conçu pour faciliter la signature et la validation numérique de documents.

Il est essentiel de noter que les documents générés par un logiciel de signature électronique sont soumis aux normes de sécurité et de conformité déclarées afin de leur conférer une validité juridique contraignante.

De nombreux logiciels de signature électronique proposent également des intégrations natives avec des outils que vous utilisez déjà. Par exemple, HelloSign a développé l’intégration HelloSign for Salesforce, qui permet d’optimiser l’utilisation de leurs fonctionnalités au sein de la plateforme Salesforce.

Comment fonctionne un logiciel de signature électronique ?

Processus

Les logiciels de signature électronique ont été conçus avec des interfaces intuitives et conviviales pour simplifier leur utilisation. Le processus se déroule généralement en quatre étapes :

1. Sélection des documents : Vous choisissez les documents que vous souhaitez faire signer électroniquement.
2. Ajout des signataires : Vous ajoutez les personnes qui doivent apposer leur signature sur les documents.
3. Placement des champs de signatures : Vous placez les champs de signatures électroniques aux emplacements appropriés dans les documents.
4. Révision et envoi : Vous vérifierez les informations, prévisualisez les documents et les envoyez aux signataires.

En plus d’un processus facile à prendre en main, les logiciels de signature électronique offrent souvent des fonctionnalités de suivi. Vous pouvez suivre l’avancement de vos documents et les archiver une fois qu’ils ont été traités.

Comme illustré dans le schéma ci-dessous, la signature électronique est soumise à plusieurs étapes de sécurisation lors de la création du document, ainsi que lors de sa vérification ultérieure.

Accessibilité des logiciels de signature électronique

Une information utile à retenir que la plupart des logiciels de signature électronique fonctionnent aujourd’hui en tant que service en ligne (SaaS). Cela signifie que vous n’aurez pas besoin d’installer un logiciel supplémentaire, car tout se fait directement depuis une page web.

Certains logiciels tels qu’Adobe Sign et Universign proposent également des applications mobiles, tandis que d’autres comme HelloSign et Yousign ont opté pour un développement web réactif. Cela permet aux utilisateurs d’accéder à une version adaptée à leur smartphone ou tablette sans avoir à installer une application spécifique.

Sécurité et normes de conformité d’une signature électronique

Il est important de rappeler que pour qu’un document ait une valeur juridique, il doit respecter les normes de sécurité et de conformité. Nous comprenons que ces normes et certifications liées au travail numérique ne sont pas toujours faciles à identifier. De plus, les réglementations peuvent varier en fonction de votre lieu d’exercice ou de votre domaine d’activité.

Pour vous aider, nous avons identifié les certifications les plus importantes garantissant la valeur juridique de votre document, en tenant compte des normes de sécurité aux États-Unis et en Europe :

En France :

• eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services) ;
• ETSI (European Telecommunications Standards Institute) ; 
• GDPR (General Data Protection Regulation) ;

Aux Etats-Unis :

En ce qui concerne les États-Unis, deux lois importantes régissent la signature électronique : l’ESIGN (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) et l’UETA (Uniform Electronic Transaction Act). Cependant, dans le domaine financier aux États-Unis, il peut être nécessaire de fournir des certificats supplémentaires, tels que le CFPB (Consumer Financial Protection Bureau) ou le FFEIC (Federal Financial Institutions Examination Council). Bien que la plupart des éditeurs veillent à ce que leur solution de signature électronique respecte les normes les plus strictes, il est important de choisir une solution qui correspond aux normes spécifiques applicables à la production de vos documents.

Les avantages d’un logiciel de signature électronique 

Passer au logiciel de signature électronique offre d’avantages réels, et voici pourquoi :

1. Gain de temps : Les logiciels de signature électronique sont dotés de flux de travail et de fonctionnalités automatiques qui vous permettent de travailler de manière efficace et organisée, améliorant ainsi votre productivité.
2. Économie d’espace : Vous n’aurez plus besoin d’accumuler des piles de dossiers à classer et à archiver physiquement. Vous pourrez choisir de stocker vos documents sur votre ordinateur, smartphone, tablette ou dans un espace de stockage cloud.
3. Économies budgétaires : Les logiciels de signature électronique permettent des avantages financiers. La numérisation de votre travail vous permet de réduire, voire d’éliminer, les dépenses liées à l’achat de matériel comme l’encre et le papier, ainsi que les frais d’envoi potentiels.

De plus, les logiciels de signature électronique vous offrent une solution efficace pour signer vos plus rapidement et les regrouper sur une plateforme unique, offrant les délais et les retards éventuels.

À qui s’adressent les logiciels de signature électronique ?

Les logiciels de signature électronique sont recommandés pour toutes sortes d’entreprises, ainsi que pour les travailleurs indépendants et même certains particuliers.

Étant donné que la signature des documents s’applique à tous les secteurs d’activité, il est préférable d’examiner les différentes formules disponibles pour déterminer si un logiciel est mieux adapté à vos besoins qu’un autre.

Cependant, nous avons constaté une particularité des logiciels de signature électronique dans certains domaines d’activité, notamment :

• Les commerciaux : ils bénéficient d’un gain de temps dans la signature des contrats et des devis.
• Les ressources humaines : la transmission des documents d’intégration est facilitée, tout comme la réalisation de différents types de contrats tels que les nouvelles embauches et les avenants.
• La finance : l’échange d’accords de confidentialité et l’édition des factures sont accélérés, permettant un gain de temps.
• Les assurances : ce secteur a généré de nombreux documents à signer et à archiver.

Il est donc possible de trouver des solutions de signature électronique avec des abonnements adaptés à vos besoins, à votre activité et à la taille de votre entreprise.

Les fonctionnalités d’un logiciel de signature électronique 

Signature électronique (selon différents niveaux)

Comme précédemment mentionné, les signatures électroniques sont soumises aux normes de sécurité et de conformité très strictes. Afin de renforcer cette garantie de sécurité, vous aurez accès à trois niveaux de signatures en fonction de vos besoins et de l’abonnement souscrit.

Le premier niveau est la signature électronique simple (SES), qui ne nécessite pas de certificat personnel au nom du signataire. Elle est sécurisée par un mot de passe ou un code PIN envoyé par SMS pour vérifier l’identité du signataire. Ce niveau de signature convient aux documents de moindre valeur juridique, tels que :

• Accord suite à un devis
• Contrat de bail, de travail ou d’apprentissage
• Acceptation des conditions générales
• État des lieux

Le deuxième niveau est la signature électronique avancée (AES), qui est émise après la création d’un certificat au nom du signataire pour garantir son identité. La vérification de l’identité du signataire est effectuée préalablement par un prestataire de confiance. La signature électronique avancée permet de traiter des documents plus complexes et ayant une valeur juridique plus importante, tels que :

• Contrat de vente
• Contrat de prêt
• Contrat d’épargne
• Contrat d’assurance-vie

Le troisième niveau est la signature électronique avec certificat qualité (QES), qui représente le niveau le plus élevé de signature électronique. Pour obtenir ce certificat, vous devrez fournir un justificatif d’identité et vous entretenir en face-à-face avec un Opérateur d’Enregistrement Délégué. Le QES vous permet de traiter des documents nécessitant un haut niveau de sécurité, tels que :

• Actes d’avocats
• Actes juridiques communautaires
• Documents administratifs transmis au fisc

En fonction de la nature des documents que vous traitez et du niveau de sécurité requis, vous pourrez choisir le niveau de signature électronique le plus approprié.

Important à prendre en compte La plupart des outils comparés permettent la possibilité d’utiliser les niveaux de signatures SES et AES dans leurs plans de base, tandis que le niveau de signature QES est généralement disponible en option supplémentaire ou sur demande de devis.

Il est également important de noter qu’à l’aide d’un logiciel de signature électronique, chaque document traité peut être justifié et prouvé quant à l’identité des signataires. Une piste d’audit non modifiable est créée, incluant des signatures cryptées (en cas d’identification numérique), l’adresse IP associée au lieu de signature, la date et l’heure de la signature, ainsi que les identités des signataires. Cette fonctionnalité permet de garantir la traçabilité et l’intégrité des processus de signature électronique.

Intégrations

La plupart des logiciels de signature électronique permettent des intégrations pour répondre à vos besoins spécifiques. Ces intégrations permettent d’incorporer les fonctionnalités du logiciel dans vos outils préférés tels que Slack, Google Docs ou Dropbox.

Par exemple, HelloSign propose une intégration spécifique pour Salesforce, ce qui facilite la gestion de vos documents directement depuis votre outil CRM. Cette intégration vous permet d’optimiser votre flux de travail et d’améliorer l’efficacité de votre gestion documentaire.

API

Si vous souhaitez personnaliser vos documents et adapter votre solution de signature électronique à votre marque, l’utilisation des API est recommandée. L’API permet d’intégrer les fonctionnalités de la signature électronique de manière personnalisée. Voici quelques cas d’utilisation courants des API :

• Création de formulaires : Vous pouvez utiliser les API pour créer des formulaires personnalisés pour collecter les informations nécessaires avant la signature.
• Intégration d’une bibliothèque de documents : Les API permettent d’intégrer une bibliothèque de documents préalablement créés, facilitant ainsi la sélection et la préparation des fichiers à signer.
• Cachetage et horodatage des transactions : Les API permettent la possibilité de cacheter et d’horodater les transactions, garantissant ainsi l’intégrité des documents signés.
• Téléchargement de modèles de documents : Vous pouvez utiliser les API pour télécharger des modèles de documents prédéfinis, ce qui facilite la création de nouveaux contrats ou formulaires.

Il est important de noter que chaque logiciel propose ses propres API, avec des niveaux de complexité variables. Selon les retours d’expérience, Universign est considéré comme le plus facile à prendre en main, avec un processus d’intégration réalisable en seulement 3 étapes. En revanche, Adobe Sign est réputé être plus adapté aux utilisateurs expérimentés.

Il est recommandé de contacter directement le fournisseur du logiciel pour obtenir des informations détaillées sur les API disponibles et leur tarification, car chaque solution propose ses propres options et grille tarifaire. Les commerciaux de ces sociétés seront en mesure de vous accompagner dans vos recherches et de vous fournir les détails spécifiques à votre cas.

Automatisation

La plupart des solutions de signature électronique proposent des fonctionnalités d’automatisation pour faciliter vos processus. Voici quelques fonctionnalités courantes que vous trouverez :

• Gestion des workflows : Les outils de signature électronique vous permettent de créer des workflows personnalisés pour gérer les différentes étapes du processus de signature.
• Relances automatiques : Vous pouvez configurer des relances automatiques pour rappeler aux signataires de finaliser la signature, ce qui permet d’accélérer le processus.
• Attribution : Cette fonctionnalité vous permet d’attribuer des tâches spécifiques à différents utilisateurs ou membres de l’équipe, simplifiant ainsi la répartition des responsabilités.
• Rappels et notifications : Les rappels et les notifications sont des fonctionnalités communes à tous les logiciels de signature électronique, vous permettant de recevoir des alertes lorsque des actions sont nécessaires.

Par exemple, HelloSign offre également une fonctionnalité supplémentaire permettant de gérer l’accès des membres de votre équipe aux paramètres du compte. Cela vous permet de contrôler qui peut accéder et modifier les paramètres de votre compte au sein de votre équipe.

Il est important de noter que les fonctionnalités d’automatisation peuvent varier d’un logiciel à l’autre, il est donc recommandé de consulter les spécificités de chaque solution pour connaître les fonctionnalités exactes disponibles.

Comment choisir un logiciel de signature électronique ?

Stockage des données et sécurité

Le niveau de sécurité et l’emplacement de stockage des données sont des facteurs importants à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de signature électronique. Si vous préférez une protection optimale de vos données et que votre entreprise est basée en France, vous préférerez peut-être opter pour un logiciel dont les données sont désactivées en France ou dans l’Union européenne.

Dans ce contexte, il est bon de savoir que les données des utilisateurs de Yousign et Universign sont hébergées en France. HelloSign, quant à lui, offre aux utilisateurs la possibilité de choisir entre le stockage des données en Europe ou aux États-Unis. En revanche, Adobe Sign stocke exclusivement les données aux États-Unis.

Il est donc essentiel de prendre en considération vos préférences en matière de sécurité des données et de localisation lors de votre sélection d’un logiciel de signature électronique.

Niveau de sécurité de signature électronique

Il est important de rappeler que la plupart des logiciels de signature électronique proposent trois niveaux de signature : simple, avancé et élaboré. En fonction de votre domaine d’activité, vous serez confronté à des documents présentant des niveaux de risques variables. Il est donc essentiel d’identifier vos besoins spécifiques et les dossiers que vous traitez ou avez en cours de traitement afin de choisir la solution la mieux adaptée à votre travail.

Les documents à faible risque tels que les contrats de travail, les devis ou les états des lieux peuvent être traités avec le niveau simple de signature électronique.

Certains documents du secteur bancaire et des assurances, tels que les contrats de prêts, d’épargne, les contrats d’assurance-vie, ainsi que les contrats en agence ou à distance pour certains produits financiers et d’assurance, peuvent être gérés avec le niveau de signature avancé.

En revanche, les documents à haute valeur juridique tels que les actes d’avocats ou les actes ayant une portée en dehors du territoire français et de l’Union européenne offrant le plus haut niveau de sécurité : la signature électronique qualifiée. Il est important de souligner que ce niveau de signature exige la détention d’un certificat justifiant l’identité des signataires suite à un entretien en face-à-face avec un Opérateur d’Enregistrement Délégué.

Facilité d’utilisation

Bien que toutes les solutions de signature électronique visent à proposer des interfaces conviviales et intuitives, nous avons constaté, après avoir testé plusieurs produits, que certains se démarquent de leurs concurrents.

HelloSign et Universign mettent l’accent sur la facilité d’utilisation de leur solution de signature électronique. Leurs interfaces sont épurées et les étapes du processus de signature sont simples et efficaces.

AdobeSign offre plus de fonctionnalités, ce qui peut décourager certains utilisateurs potentiels. Cependant, si vous êtes familier avec la suite Adobe, vous ne devriez pas rencontrer de difficultés.

La taille de votre entreprise (et le nombre d’utilisateurs)

Le choix du logiciel de signature dépendra de la taille de votre entreprise et du nombre d’utilisateurs prévus. Il est essentiel de choisir un outil adapté qui peut répondre à tous les besoins de vos collaborateurs tout en respectant votre budget.

Universign offre des packs basés sur le nombre de signatures, ce qui permet aux grandes entreprises de gérer un volume important de signatures à un prix attractif.

Si vous êtes un particulier, un indépendant ou une TPE/PME, vous pouvez opter pour des outils tels que DocuSign, HelloSign ou Eversign, qui proposent des formules adaptées à ces besoins spécifiques.

Le prix

Le coût d’un logiciel de signature électronique est un facteur à prendre en compte lors de la sélection, mais il ne doit pas être le critère principal. Les prix initiaux varient généralement entre 7 € et 15 € par mois pour des abonnements annuels, mais il est important de noter que les performances et les niveaux de sécurité en dépendent également.

Prenez le temps d’analyser vos besoins et d’examiner les différentes formules proposées afin de choisir un outil qui convient aux types de documents que vous souhaitez traiter.

Intégration à d’autres logiciels

La plupart des logiciels de signature électronique permettent des intégrations avec vos outils existants tels que les logiciels CRM ou ERP. Cependant, certaines ont développé des fonctionnalités adaptées à vos besoins. Par exemple, HelloSign a créé une intégration personnalisée pour Salesforce, ce qui facilite encore davantage la gestion de vos dossiers directement depuis votre CRM.

Logiciel de signature électronique gratuit : Qu’en est-il réellement ?

Il existe en effet des alternatives gratuites aux logiciels de signature électronique payants. Cependant, il est important de prendre en compte toutes les conditions avant de choisir un produit gratuit, afin d’éviter les mauvaises surprises.

Universign propose un plan gratuit avec 5 signatures offertes dès l’inscription, mais les fonctionnalités sont réduites.

Parmi les solutions gratuites les plus utilisées, nous retrouvons :

• Smallpdf : Principalement utilisé pour convertir des documents en PDF, cet outil propose un plan gratuit de signature électronique qui permet de réaliser deux tâches par jour. Les signatures et les données sont cryptées en SSL, mais il n’y a pas de mention concernant les différents niveaux de signatures. Il est donc difficile de déterminer la valeur légale d’une signature effectuée via Smallpdf. Les données sont hébergées par AWS (Amazon Web Services), ce qui laisse penser que le stockage se fait en Europe ou aux États-Unis.
• Createmysignature.com (par PandaDoc) : Ce service permet également de signer des documents en ligne gratuitement. Cependant, le service client est limité et il est difficile de savoir si les politiques de sécurité sont les mêmes pour PandaDoc que pour Createmysignature.com.
• Docsketch : Faisant partie des logiciels de signature électronique offrant des plans gratuits, cette solution permet de traiter trois documents par mois pour un utilisateur.

Il existe bien sûr de nombreuses autres solutions de signature électronique en plus de celles que nous avons mentionnées, telles que Sodapdf, Wondershare (par HiPDF), e-signaturesecurisee.com et onlinesignature.

L’inconvénient de ces outils gratuits réside dans le manque de transparence concernant les normes de sécurité. Si certains, comme Sodapdf, précisent qu’ils respectent les normes eIDAS, peu d’entre eux détaillent les niveaux de signatures. Il est donc difficile pour une entreprise de prévoir si les documents auront une valeur juridique correspondant aux niveaux de sécurité requis.

Quel est le tarif d’un logiciel de signature électronique ?

Les tarifs de base des abonnements varient généralement entre 9€ et 15€ par mois. Bien que la plupart des logiciels proposent des abonnements mensuels, Universign se distingue en offrant des packs de signatures.

Pour les abonnements mensuels, tels que ceux proposés par Yousign, AdobeSign et Docusign, les prix augmentent en fonction de plusieurs facteurs :

• Le nombre d’utilisateurs
• Les fonctionnalités incluses
• Les niveaux de signatures
• Le nombre de contacts

Il est également possible de demander un devis pour des besoins spécifiques ou pour l’utilisation des API.

Universign se distingue en proposant une tarification basée sur des packs de signatures. Le prix de départ est de 49€ pour 25 signatures. Le prix varie principalement en fonction du nombre de signatures, des fonctionnalités incluses et des niveaux de signatures.

Pour vous donner une meilleure vue d’ensemble des tarifs, nous avons regroupé dans le tableau ci-dessous les tarifs proposés par AdobeSign, Yousign, HelloSign et Universign :

Combien de niveaux de signatures sont proposés par les logiciels de signature électronique ?

Le nombre de niveaux de signatures disponibles dépend du logiciel que vous choisissez d’utiliser et de l’abonnement auquel vous souscrivez. En général, les logiciels les plus sécurisés permettent trois niveaux de signatures : la signature simple (SES), la signature avancée (AES) et la signature qualifiée (QES).

Quels sont les prix de départ pour un logiciel de signature électronique ?

Les tarifs de départ varient généralement entre 7€ et 15€ par mois pour des abonnements annuels. Cependant, il est important de noter que les performances et les niveaux de sécurité peuvent varier en fonction du prix.

Prenez le temps d’analyser vos besoins et les différentes offres disponibles afin de choisir l’outil qui convient le mieux aux documents que vous souhaitez ensuite traiter.

Quels sont les avantages d’une solution de signature électronique ?

Les solutions de signature électronique offrent de nombreux avantages. Elles vous permettent de travailler de manière efficace et organisée, ce qui vous fait gagner du temps. De plus, elles sont renvoyées, voire éliminées totalement, les frais liés à l’achat de matériel tels que l’encre et le papier, ainsi que les frais d’envoi éventuels.

Un avantage supplémentaire est que vous n’avez plus besoin d’accumuler des piles de dossiers à classer et à archiver. Vous avez la possibilité de stocker vos documents sur votre propre ordinateur, smartphone, tablette ou dans un espace de stockage en ligne (cloud).