Logiciel emailing : le guide pour bien choisir le votre

L’email est un moyen de communication qui perdure depuis 40 ans et conserve toujours son attrait ! Alors que la bataille pour la visibilité sur les réseaux sociaux fait rage, l’email demeure l’un des moyens les plus efficaces pour attirer l’attention de votre public. Le retour en force des newsletters en est une bonne illustration, et que ce soit dans le domaine du B2B ou du B2C, l’emailing est un outil essentiel à intégrer dans votre stratégie multicanale.

Cependant, avec la multitude de logiciels d’emailing disponibles, il n’est pas facile de faire le bon choix. Quel outil convient le mieux à vos besoins ? Ne vous inquiétez pas, vous êtes au bon endroit, suivez le guide !

Emailing : définition et quelques rappels

Qu’est-ce que l’emailing ?

Lorsque vous envoyez un e-mail à une personne que vous connaissez depuis votre boîte de réception personnelle, cela ne relève pas de l’emailing. Cependant, si vous envoyez une newsletter à une liste de destinataires ou si vous configurez des emails automatisés à partir de votre site web, il s’agit bien d’emailing. Dans ces deux cas, les e-mails ne sont pas envoyés directement depuis votre boîte de réception, mais sont passés par un outil spécialisé qui gère l’acheminement des e-mails. Cela est essentiel pour obtenir des statistiques sur l’emailing et garantir une délivrabilité optimale de vos emails, c’est-à-dire éviter qu’ils soient rejetés comme du spam par les destinataires.

Les catégories d’emailing

L’email marketing

Cette catégorie englobe les emails envoyés en masse à une liste de destinataires, connus sous le nom de campagnes d’emailing. Il peut s’agir d’une newsletter ou d’emails promotionnels. Ces e-mails sont envoyés à une sélection de destinataires à un moment précis.

Les emails marketing doivent être envoyés uniquement à des destinataires qui ont donné leur consentement pour recevoir vos emails (opt-in).

En ce qui concerne le B2B, il existe une exception appelée « intérêt légitime » lorsque vous envoyez un emailing à une liste de contacts qui ont une raison valable de recevoir vos emails (par exemple, s’ils sont clients de votre entreprise ou s’ ils ont un intérêt pour vos services).

Cependant, la réglementation sur la publicité par email est de plus en plus stricte, et la plupart des logiciels de newsletter ou d’email marketing interdisent l’utilisation de leurs services pour l’envoi de campagnes à une liste d’emails achetés ou loués.

L’email transactionnel

Il s’agit d’un email envoyé automatiquement à une personne en réponse à une action qu’elle a entreprise (achat sur un site e-commerce, inscription à un événement, téléchargement d’un document, etc.).

Lorsque votre logiciel d’emailing déclenche l’envoi de cet email, on parle souvent de marketing automation.

Si c’est une autre plateforme qui déclenche l’envoi de l’email et que votre logiciel d’emailing se charge uniquement du routage des emails, alors on parle réellement d’email transactionnel.

L’email à froid (cold emailing)

Les emails à froid, également connus sous le nom d’emails froids (parfois appelé email rayonnement), constituent une catégorie distincte. Cette technique est couramment utilisée pour automatiser la prospection commerciale.

Il s’agit d’envoyer des e-mails à des contacts qui ne vous connaissent pas et dont vous n’avez pas récupéré l’adresse e-mail. Les outils de cold emailing simulent l’envoi d’un « vrai » email depuis votre boîte aux lettres. Cependant, la différence avec un email « manuel » est significative : non seulement vous pouvez activer l’envoi d’une campagne à une liste de personnes en un clic, mais vous avez également accès à des statistiques telles que les ouvertures et les clics.

Cette technique est autorisée en marketing automation B2B, mais elle est soumise à des règles. En revanche, elle est interdite en B2C.

À quoi sert un logiciel d’emailing ?

Si vous avez déjà essayé d’envoyer un email en masse depuis votre compte Gmail ou Outlook, vous avez dû constater que cette technique a des limites.

D’une part, vous êtes limité dans le nombre maximum de destinataires d’un email. D’autre part, vous ne pouvez pas facilement concevoir un beau design pour votre email, ajouter des boutons, mettre en forme le texte… Enfin, vous ne disposez pas de statistiques pour savoir qui a ouvert votre email, qui a cliqué…

Et puis avec cette méthode, vous courez le risque que vos emails tombent dans les SPAMs de votre audience. D’autant plus qu’ils ne peuvent pas se désabonner.

Cette solution manuelle fonctionne pour envoyer des emails à un groupe d’amis, mais pas pour communiquer de façon professionnelle.

Les logiciels d’emailing ont été inventés pour répondre à ces problèmes.

Avec un logiciel d’emailing, vous pouvez :

• Envoyer des emails à un grand nombre de destinataires, avec une déliverabilité optimale, car vous passez par un serveur d’envoi d’emails professionnel et optimisé pour cette tâche ;
• Designer des emails élégants et adaptés à toutes les tailles d’écran ;
• Obtenir des statistiques : qui ouvre vos emails ? que est le taux de clic ?
• Gérer des listes de contacts et les segmenter, comme dans un CRM ;
• Gérer automatiquement le consentement (opt in) et le désabonnement de vos contacts (opt out) ;
• Créer des formulaires d’inscription à vos emails, pour capter les coordonnées de vos contacts (sur votre site, les réseaux sociaux…) et ainsi faire grandir votre liste de destinataires.

La plupart des logiciels d’emailing proposent encore d’autres fonctionnalités, comme le marketing automation, l’A/B testing, ou encore l’envoi de SMS. On y revient un peu plus tard.

Comment fonctionne un logiciel d’emailing ?

Un logiciel d’emailing agit comme une passerelle entre votre boîte de réception et celle de vos destinataires. Il vous offre la possibilité d’envoyer des e-mails à partir de l’adresse e-mail de votre choix, sans passer directement par votre boîte de messagerie personnelle ou professionnelle. C’est le serveur d’envoi du logiciel d’emailing qui se charge de router les e-mails.

De plus, ce logiciel vous permet de personnaliser le contenu de vos e-mails grâce à un éditeur visuel convivial. Ainsi, vous pourrez envoyer des e-mails HTML contenant des images, des couleurs, des boutons et une mise en forme attrayante, sans avoir besoin de coder.

Pour ajouter les adresses e-mail de votre audience à l’outil d’emailing, vous pouvez disposer de plusieurs options : importer un fichier, permettre à vos contacts de s’inscrire eux-mêmes via un formulaire, ou automatiser l’ajout de nouveaux contacts à partir d’un autre outil (tel que votre site web ou votre CRM) en utilisant l’API du logiciel d’emailing. La plupart des logiciels d’emailing proposent des intégrations avec les outils couramment utilisés en entreprise.

Les différents types de logiciels d’emailing

Dans le domaine de l’emailing, il existe différentes catégories de logiciels, chacune avec ses fonctionnalités et utilisations propres.

Initialement, les logiciels d’emailing se concentraient sur l’envoi de campagnes d’emails marketing et de newsletters. Cependant, ces logiciels se sont enrichis au fil du temps en ajoutant des fonctionnalités complémentaires telles que la conception de pages de destination (landing pages) et la création de workflows automatisés. Ainsi, ils tendent désormais à se confondre avec les logiciels de marketing automation.

Certains logiciels regroupent plusieurs outils marketing en un seul, comme HubSpot Marketing ou Active Campaign. Ils intègrent non seulement des fonctionnalités d’emailing, mais également un véritable logiciel CRM pour gérer vos opportunités commerciales.

Certains acteurs du domaine de l’email marketing se sont spécialisés dans le secteur de l’e-commerce. Ils sont capables de se connecter à des plateformes de vente en ligne telles que Shopify, Prestashop ou Woocommerce, afin de prévenir des emails spécifiques, tels que des rappels de panier abandonné. De plus, ces logiciels permettent de récupérer des informations depuis votre site e-commerce, comme le chiffre d’affaires généré par vos campagnes d’emails. Mailchimp, par exemple, se concentre de plus en plus sur l’e-commerce.

Enfin, certains logiciels d’emailing, tels que Brevo (anciennement Sendinblue) ou Mailjet, intègrent également des fonctionnalités dédiées à l’envoi d’emails transactionnels.

Il convient de proposer une catégorie à part : les logiciels de cold emailing ou d’email sensibilisation. Ils se distinguent des outils d’emailing car ils répondent à des besoins très différents. Dans cette catégorie, on peut citer Lemlist, un acteur français du cold emailing. Certains CRM, tels que Pipedrive ou HubSpot Sales, permettent également de créer des campagnes de cold emailing.

Chaque catégorie de logiciel d’emailing a ses particularités et il est important de choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques et à votre stratégie de communication.

Quelles entreprises utilisent un outil d’emailing ?

Les logiciels d’emailing sont largement utilisés par des entreprises de toutes tailles, des associations et même des administrations publiques.

Si vous êtes un travailleur indépendant, un logiciel d’emailing peut vous aider à partager du contenu et des actualités avec votre audience, qu’il s’agit de clients, de prospects ou de visiteurs de votre site web. De nombreux indépendants et entrepreneurs individuels mettent énormément sur la création de contenu pour se faire connaître et utilisent l’emailing comme un canal stratégique pour convertir leur audience en clients.

Dans le secteur du commerce et des services B2C, l’emailing est également essentiel. Que vous gériez un restaurant, une boutique, un site e-commerce ou une entreprise de services à la personne, l’email doit faire partie de votre stratégie de communication et de fidélisation. Vous pouvez communiquer sur vos nouveaux produits, partager des actualités et inciter les anciens clients à revenir, le tout grâce à l’email.

En B2B, l’emailing est également l’un des canaux les plus populaires pour convertir les prospects en clients. Les entreprises intègrent des formulaires sur leur site web afin de collecter les coordonnées des visiteurs en échange de ressources, de démonstrations, de brochures, etc. Elles génèrent ainsi des leads qualifiés pour leur équipe commerciale. Ensuite, le marketing par email permet de nourrir les prospects froids ou de réactiver les anciens clients grâce à des campagnes ciblées ou des séquences d’emails (nurturing).

En résumé, les cas d’utilisation de l’email marketing sont innombrables, mais quelle que soit votre profession, l’emailing est un outil indispensable pour votre entreprise !

Les différentes fonctionnalités d’un logiciel d’emailing

Quelles fonctionnalités peuvent-on trouver dans un logiciel d’emailing ? Cela dépend bien sûr de vos besoins spécifiques. Il existe de nombreux logiciels d’emailing, et les fonctionnalités proposées peuvent varier d’un produit à l’autre.

Certaines fonctionnalités de base sont présentes dans tous les logiciels, telles que la gestion des contacts, la conception des emails, l’envoi d’emails en masse et les formulaires. D’autres fonctionnalités sont facultatives, comme la gestion des emails transactionnels, la création de workflows ou encore les tests A/B.

La liste suivante récapitule les principales fonctionnalités que l’on peut attendre d’un logiciel de marketing automation. Certaines d’entre elles sont présentes chez presque tous les éditeurs, tandis que d’autres sont plus rares.

Il vous appartient de déterminés indispensables pour votre entreprise !

Design des emails

• Editeur visuel en drag and drop
• Email responsive (adapté aux mobiles)
• Galerie de modèles personnalisables
• Personnalisation dynamique du contenu des emails

Envoi des emails

• Programmation des emails
• Optimisation de l’heure d’envoi
• IP dédiée possible
• SMTP

Formulaires

• Formulaires web personnalisables
• Création de formulaires popup, flottants…
• Création de landing pages

Gestion des contacts

• Segmentation et recherche avancée des contacts
• Import de fichier, copier-coller
• Désabonnement automatique
• Vue historique de chaque contact
• CRM intégré
• RGPD, gestion du consentement
• Centre de préférences

Autres fonctionnalités

• Auto-répondeurs
• Création de workflows avancés (marketing automation)
• Emails transactionnels
• Cold emailing
• Envoi de SMS

Statistiques et reporting

• Tracking détaillé des ouvertures, clics…
• Comparaison des campagnes
• Web tracking
• Intégration Google Analytics
• Tests A/B
• Cartes de chaleur

Comment choisir le meilleur logiciel d’emailing ?

Afin de faciliter votre sélection d’une plateforme d’emailing adaptée à vos besoins, voici une liste des critères principaux à prendre en compte.

Fonctionnalités

Le choix de votre outil d’emailing dépendra en partie de vos besoins spécifiques, ce qui en fait un critère essentiel à considérer.

Si vous envisagez simplement d’envoyer une newsletter à une liste de 500 personnes, des fonctionnalités simples peuvent suffire. Cependant, si vous avez une base de clients plus importante à gérer, vous allez rechercher des fonctionnalités plus avancées. Si vous êtes dans le domaine du commerce électronique, les intégrations et les fonctionnalités spécifiques à l’e-commerce seront particulièrement intéressantes pour vous.

Référez-vous à notre liste de critères et cochez les fonctionnalités qui vous intéressent. Cela vous fera gagner un temps précieux lors du choix de votre logiciel d’emailing.

Nombre de contacts et d’emails envoyés

Avant de faire votre choix, il est essentiel d’estimer la taille de votre base de contacts. Certains logiciels, tels que Mailchimp, HubSpot et Active Campaign, prennent en compte le nombre de contacts dans votre base de données pour calculer le coût de vos campagnes d’emailing. Prévoyez une marge suffisante, car le nombre de contacts augmentera régulièrement !

Il est également important d’estimer le volume d’emails que vous devez envoyer. Par exemple, la version gratuite de HubSpot limite l’envoi à 2 000 emails par mois, tandis que Brevo (anciennement Sendinblue) vous permet d’envoyer jusqu’à 300 emails par jour. Les coûts des offres payantes de Brevo et Mailjet, par exemple, dépendent du volume d’emails mensuel que vous envoyez.

Facilité d’utilisation

L’ergonomie et la convivialité de l’outil d’emailing sont des critères importants, car l’utilisation de l’outil ne devrait pas être laborieuse ni prendre trop de temps. Il est crucial de prêter une attention particulière à l’ergonomie de l’éditeur d’email : est-il facile de mettre en page les emails ? Disposez-vous de modèles modifiables ?

Heureusement, la plupart des logiciels d’emailing offrent la possibilité d’être testés gratuitement. Cela vous permet de vous faire votre propre opinion avant de faire un choix. Si vos besoins sont relativement simples, il n’est pas nécessaire d’opter pour un outil complexe. Privilégiez les solutions simples et intuitives !

Prix

Le coût d’un logiciel d’emailing est sans aucun doute un critère très important à prendre en compte lors de votre choix. Selon les situations, le prix des logiciels d’emailing peut varier de 0 à plusieurs milliers d’euros par mois. Le coût d’un logiciel d’emailing peut dépendre de plusieurs facteurs, qui peuvent parfois se combiner :

• Nombre de contacts
• Nombre d’emails envoyés par mois / par jour
• Nombre d’utilisateurs
• Étendue des fonctionnalités

Il est donc essentiel de prévoir votre budget sur plusieurs années en estimant soigneusement tous les coûts associés.

Déliverabilité des emails

Un logiciel d’emailing agit comme un « pont » entre votre boîte de réception et celle de vos destinataires. Il vous permet d’envoyer des e-mails depuis n’importe quelle adresse e-mail de votre choix, sans passer directement par votre compte de messagerie personnel ou professionnel. C’est le serveur d’envoi du logiciel d’emailing qui se charge de router les emails.

En plus de cela, il vous permet de définir le contenu de vos e-mails à l’aide d’un éditeur visuel. Vous pouvez ainsi envoyer des emails au format HTML avec des images, des couleurs, des boutons et une mise en forme attrayante, sans avoir besoin de coder.

Pour ajouter les adresses email de votre audience dans l’outil d’emailing, vous avez plusieurs options : importer un fichier contenant les contacts, permettre à vos contacts de s’inscrire eux-mêmes via un formulaire ou automatiser l’ajout de nouveaux contacts depuis un autre outil (comme votre site web ou votre CRM) en utilisant l’API du logiciel d’emailing. La plupart des logiciels d’emailing proposent des intégrations avec les outils couramment utilisés en entreprise.

Hébergement et sécurité

Les logiciels d’emailing contiennent des données personnelles, ce qui est de plus en plus sensible, notamment en Europe depuis l’entrée en vigueur du RGPD. Par conséquent, certaines entreprises préfèrent opter pour un logiciel qui héberge leurs données en Europe, voire en France. Il est important de noter que si vous choisissez un logiciel hébergé aux États-Unis, vous serez soumis au Patriot Act, qui autorise les services de renseignement américains à accéder à vos données.

De plus, vous devez être en mesure de prouver que les données concernant vos prospects et clients ont été fournies en conformité avec les dispositions du RGPD. Heureusement, la plupart des logiciels d’emailing actuels sont compatibles avec le RGPD, mais il est de votre responsabilité de configurer correctement les paramètres de confidentialité et de sécurité.

Intégrations disponibles

Pour éviter toute déception, il est essentiel de sélectionner un logiciel d’emailing qui s’intègre harmonieusement à vos autres outils. Cela constitue un critère de choix primordial !

En effet, votre logiciel d’emailing doit être capable de se connecter de manière transparente :

• À votre logiciel CRM, afin d’éviter la saisie répétitive des données.
• À votre site web, permettant une intégration fluide des formulaires, pages de destination et autres outils de génération de prospects.
• Si vous possédez une plateforme de commerce électronique, il est crucial de choisir un logiciel compatible avec celle-ci.

Une intégration sans accroc entre votre logiciel d’emailing et vos autres outils permet une expérience utilisateur optimale et une gestion efficace de vos campagnes de marketing.

Support et service client

La délivrabilité des emails est la capacité d’un logiciel à envoyer des emails qui parviendra avec succès dans la boîte de réception des destinataires, sans être reçu comme des spams. C’est un enjeu crucial, surtout lorsque vous envoyez des volumes d’emails importants.

Il est difficile d’évaluer la délivrabilité avant d’avoir mis en place un outil, mais vous pouvez vous renseigner sur les engagements et la réputation des fournisseurs de services d’emailing à cet égard. De plus, certains logiciels permettent des garanties et des options de configuration avancées pour optimiser la délivrabilité des emails, comme la possibilité d’obtenir une adresse IP dédiée. vérifiez que l’abonnement que vous choisissez couvre bien vos besoins en termes de délivrabilité.

Certaines plateformes offrent des services Premium (à un coût plus élevé) comprenant des formations, un accompagnement personnalisé, des conseils, etc. Si votre budget le permet, vous pouvez également faire appel à un consultant indépendant ou à une agence spécialisée pour vous aider. Cependant, il est essentiel de choisir soigneusement votre partenaire pour garantir une collaboration fructueuse.

Combien coûte un logiciel d’emailing ?

Les logiciels d’emailing gratuits

Naturellement, si vous manquez d’un budget limité, vous pourriez être tenté de choisir un logiciel d’emailing gratuit. Est-ce possible ? Eh bien, oui ! Dans certaines mesures, bien sûr.

Ci-dessous, nous avons répertorié quelques logiciels d’emailing qui offrent une option gratuite, avec leurs limites respectives :

Veuillez noter que, en plus des limitations mentionnées dans le tableau, les versions gratuites de ces plateformes ne vous donnent pas accès à l’ensemble des fonctionnalités. Par conséquent, vous serez rapidement confronté à des limitations avec les versions gratuites de ces produits.

Comment se compose le coût d’un logiciel d’emailing ?

Comme mentionné précédemment, le prix d’un logiciel d’emailing peut varier en fonction de plusieurs critères. Les modèles de tarification différents d’un produit à l’autre, ce qui rend la comparaison des offres parfois difficile.

Voici les critères couramment pris en compte :

• Nombre de contacts
• Nombre d’emails envoyés par mois
• Nombre d’emails envoyés par jour
• Nombre d’utilisateurs
• Fonctionnalités incluses
• Niveau de service client inclus

Il est important d’analyser attentivement les offres, car elles peuvent être complexes et comporter des limitations, même pour les offres les moins chères.

Certaines solutions d’emailing proposent également des options « pay as you go » où vous achetez des crédits pour l’envoi d’un certain nombre d’emails. Cette option peut être intéressante pour des besoins ponctuels.

Il est donc essentiel de prendre le temps d’étudier les offres en détail afin de choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques.

Les alternatives aux logiciels d’emailing

Tout au long de cet article, vous avez découvert les nombreux avantages des logiciels d’emailing. Cependant, si vous trouvez ces outils trop complexes, il existe des alternatives à considérer.

Si vous avez simplement besoin d’envoyer des e-mails à une liste de destinataires consentants, tels que les membres d’un club ou d’une association, une boîte mail classique peut suffire. Des solutions de messagerie comme Gmail permettent d’organiser vos contacts et d’envoyer des messages groupés. Cependant, il convient de noter que Gmail impose des limitations, notamment un plafond de 500 emails par jour et par destinataire, et l’absence de possibilité de désabonnement, ce qui en fait une solution moins professionnelle.

Une autre option proposée par Google est la création de listes de diffusion à l’aide de la fonctionnalité Groupes. Vous pouvez inscrire une liste d’adresses email à un groupe et créer une adresse email fictive pour ce groupe. Les emails envoyés à cette adresse fictive sont ensuite transmis aux membres du groupe. Cependant, il est important de noter que cette solution ne garantit pas la confidentialité, car tous les membres du groupe peuvent voir les e-mails envoyés par chacun.

Si vos besoins en emailing sont simples, vous pouvez-être utiliser les fonctionnalités intégrées à votre logiciel de CRM. Certains logiciels CRM ne permettent pas de comparer la création de formulaires et l’envoi d’emails (avec certaines limitations), ce qui peut être suffisant dans certains cas.

Enfin, si vous avez besoin d’envoyer des séquences d’emails automatisés dans le cadre de votre prospection commerciale, un logiciel d’emailing ne sera pas la meilleure solution. Il serait plus approprié de vous renseigner sur les logiciels de prospection commerciale ou de gestion commerciale, car certaines permettent des fonctionnalités d’automatisation du cold emailing (prospection par email).

FAQ

Qu’est-ce qu’un logiciel d’emailing ?

Un logiciel d’emailing est un outil qui permet de créer des emails HTML de manière visuelle, sans nécessiter de compétences en programmation. Il offre la possibilité d’envoyer ces e-mails en masse à une sélection de destinataires et de fournir des statistiques sur les ouvertures et les clics dans les e-mails. C’est un outil essentiel pour les entreprises qui souhaitent communiquer par email avec leurs clients ou partenaires.

Quel est le meilleur outil d’emailing ?

Il existe de nombreux logiciels d’emailing disponibles sur le marché. Notre comprend la sélection des logiciels que nous avons testés et dont nous avons validé la qualité. Cependant, il n’y a pas de « meilleur logiciel d’emailing » en général. Le meilleur choix dépendra de vos besoins spécifiques et de votre budget.

Quelle est la différence entre l’email marketing et l’email transactionnel ?

L’email marketing est une technique qui consiste à utiliser l’email pour communiquer avec une cible publique. Une campagne d’email marketing est envoyée à un moment précis à une liste de contacts préalablement définis. En revanche, un email transactionnel est un email envoyé automatiquement à un destinataire en réponse à un déclencheur spécifique. Ce déclencheur peut être une action effectuée par la personne elle-même (par exemple, effectuer un paiement) ou un événement (par exemple, expiration d’un abonnement).