Logiciels de paie : le guide pour bien choisir !

Êtes-vous à la recherche d’un logiciel de paie efficace, performant et parfaitement adapté à vos besoins ? Ce guide vous fournit toutes les informations nécessaires pour trouver le logiciel qui répondra à vos attentes. Il met en évidence les critères essentiels à prendre en compte lors de votre sélection.

Logiciels de paie : définition et quelques rappels

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

Un logiciel de gestion de la paie est un outil informatique conçu pour automatiser le processus de traitement des salaires et souvent la gestion administrative associée, au sein d’une entreprise.

Cette solution permet de créer et de gérer les fiches de paie en collectant les données nécessaires, puis en effectuant tous les calculs requis tels que les heures supplémentaires, les congés payés, etc. De plus, le logiciel peut générer tous les documents liés à la gestion de la paie tels que les contrats de travail, les arrêts de travail, les déclarations d’embauche, les ventes de tout compte, et bien d’autres.

Que dit la loi sur la paie ?

Bien que l’utilisation d’un logiciel de paie soit facultative, il est important de connaître certaines obligations légales avant de choisir votre outil de paie :

2017, la fiche de paie est depuis généralement délivrée au format électronique, sauf si le salarié préfère une version papier et en informe son employeur. L’employeur est responsable de remettre la fiche de paie au salarié, soit en mains propres, soit par voie postale. L’employeur est tenu de conserver une copie des fiches de paie pendant au moins 5 ans. Certains éléments essentiels doivent obligatoirement figurer sur la fiche de paie, tels que l’identification de l’employeur et du salarié, le salaire, les cotisations et les contributions sociales, etc. En revanche, certains éléments sont interdits, tels que la mention de l’exercice du droit de grève par le salarié ou les fonctions de représentant du personnel. Vous vous êtes présenté submergé par toutes ces informations ? Ne vous inquiétez pas !

Comment fonctionne un logiciel de paie ?

Un logiciel de paie est une solution informatique qui facilite la gestion complète du processus de paie d’un salarié, de son embauche à son départ de l’entreprise.

Le logiciel de paie fait partie de ce qu’on appelle plus largement les logiciels SIRH (Système d’Information Ressources Humaines).

Après avoir acquis votre logiciel de paie, vous devrez effectuer l’une des deux actions suivantes :

1. Dans le cas d’un logiciel de paiement à télécharger, vous devrez l’installer sur un ou plusieurs postes informatiques de votre entreprise.
2. Dans le cas d’un logiciel de paiement en ligne, vous devrez vous connecter à une plateforme en ligne pour l’utiliser.

Chaque mois, les responsables de la gestion de la paie utiliseront le logiciel en saisissant les informations nécessaires pour créer les fiches de paie (heures travaillées, heures supplémentaires, absences, congés, etc.).

Les avantages d’un logiciel de paie

Le traitement et la gestion de la paie représentent une tâche complexe et exigeante pour toute entreprise. Cependant, l’utilisation d’un logiciel adapté à vos besoins présente de nombreux avantages qui simplifient grandement vos processus administratifs. Voici pourquoi opter pour un tel logiciel est bénéfique :

1. Gain de temps : Grâce à l’automatisation des tâches liées à la gestion de la paie, vous économisez un temps précieux dans la gestion des ressources humaines.
2. Centralisation des données : Tous les documents sont stockés sur un serveur unique, au sein d’une base de données sécurisée. Cela éliminera les risques de perte de fichiers. De plus, la plupart des logiciels permettent également des fonctionnalités de statistiques et de reporting, vous permettant de contrôler vos données sociales à tout moment, 24h/24 et 7j/7.
3. Mise à jour conforme à la réglementation en vigueur : Un logiciel de paie en ligne se met automatiquement à jour en fonction des évolutions légales. Vous n’avez pas à vous soucier de la veille réglementaire, car le logiciel s’en charge pour vous.
4. Réduction des erreurs : Les erreurs de calcul, de saisie ou les oublis fréquents lors de l’utilisation d’outils « manuels » tels que les tableurs Excel peuvent être supprimés avec un logiciel de paie. Une erreur dans le traitement des salaires peut avoir des conséquences financières payées en cas de contrôle de l’Urssaf, avec des amendes, des redressements ou des dommages et intérêts. De plus, cela peut entraîner des litiges prud’homaux et nuire à votre réputation et à votre image de marque.
5. Réduction des coûts : En économisant du temps sur vos tâches administratives, vous réalisez également des économies financières. Vous pouvez réallouer vos ressources humaines à des tâches à plus forte valeur ajoutée, maximisant ainsi votre retour sur investissement.

Quelles entreprises utilisent un logiciel de fiche de paie ?

Les avantages susmentionnés sont pertinents pour tous les types d’entreprises (TPE, PME, grandes entreprises, associations), que soient leur taille et leur forme juridique (micro-entreprise, société, travailleur indépendant, etc.).

L’adoption d’un tel outil dépend principalement de vos besoins, ainsi que du nombre de salariés que vous employez (nous y reviendrons). En pratique, il est constaté que plus un compte de salariés d’entreprise, plus elle a intérêt à automatiser la gestion et le traitement de la paie à l’aide d’un logiciel.

En plus des nombreux avantages mentionnés précédemment, tels que le gain de temps, la réduction des coûts et des erreurs, un logiciel de paie vous permet également de tout gérer en interne, sans bénéficier à un prestataire externe.

Par ailleurs, bien que la gestion de la paie soit souvent considérée comme pertinente des services comptables et des ressources humaines, l’utilisation d’un outil de paie en ligne peut permettre dans certains cas d’impliquer davantage d’autres secteurs de l’ entreprise et de les responsabiliser.

En pratique, on distingue principalement trois situations :

1. Les logiciels de paie destinés aux experts-comptables (comme Silae, par exemple).
2. Les logiciels de paie qui permettent aux TPE-PME d’internaliser la gestion de la paie (comme Payfit).
3. Les logiciels SIRH plus complets, incluant une externalisation de la gestion de la paie (comme Eurécia ou Nibelis).

Les fonctionnalités d’un logiciel de paie

Comme vous pouvez le constater, un logiciel de paiement offre de nombreux avantages couvrant plusieurs aspects. Sur le plan technique, cela se traduit par une multitude de fonctionnalités.

Bien que les options possibles varient en fonction de l’outil que vous choisissez, on retrouve généralement les fonctionnalités de base suivantes :

• Création, saisie et édition des fiches de paie en prenant en compte divers paramètres tels que le prélèvement à la source, les primes, les heures supplémentaires, les congés payés, etc.
• Génération de documents administratifs courants tels que les contrats de travail, les certificats de travail, les promesses d’embauche, les arrêts de travail, les attestations Pôle Emploi, les déclarations uniques d’embauche (DUE), les ventes de tout compte, etc. .
• Gestion du paiement des salaires et des cotisations sociales.
• Suivi des salariés, incluant la gestion des absences, des congés, des RTT, etc.
• Édition des bulletins de paie dématérialisés.
• Stockage des fiches de paie.
• Intégration automatique des écritures comptables.
• Réalisation des déclarations annuelles des données sociales (DADS) et des déclarations sociales nominatives (DSN).
• Tenue d’un registre du personnel.
• Gestion des tableaux de bord et exportation de données telles que la masse salariale, les charges sociales, les plannings, etc.

Les critères pour bien choisir un logiciel de paie

Après avoir exploré les avantages et les fonctionnalités essentielles d’un outil de paiement, vous allez maintenant découvrir les éléments sur lesquels vous baser pour effectuer un choix éclairé.

Mais avant de vous lancer dans la recherche du meilleur logiciel de paie, nous vous suggérons de prendre en compte quelques éléments préliminaires. Avant tout, prenez le temps d’établir vos besoins en répondant à des questions telles que :

• Quelles fonctionnalités souhaitez-vous ?
• Qui utilisera le logiciel au sein de votre entreprise ?
• Quelles sont vos attentes et vos exigences ?
• Déterminez également le budget que vous souhaitez ensuite allouer à cet investissement. Cela vous permettra d’avoir une vision claire et de progresser en toute sérénité. Une fois ce travail préparatoire effectué, vous pouvez vérifier si le logiciel que vous envisagez d’adopter répond aux critères suivants.

Facilité d’utilisation

Lors du choix d’un logiciel de paie, il est important de garder à l’esprit que la gestion de la paie est un domaine complexe et technique. Cependant, cela ne signifie pas que le logiciel de paie que vous choisissez doit être tout aussi complexe. Au contraire, il est préférable de privilégier un outil simple à utiliser, intuitif et ergonomique.

Il est essentiel de prendre en compte que certains utilisateurs les moins familiarisés avec les aspects comptables seront peut-être amenés à utiliser le logiciel. Il est donc important de ne pas leur rendre la vie difficile. Ils doivent pouvoir entrer facilement des données et des opérations de base, si nécessaire.

Pour avoir une première impression de l’ergonomie et de la facilité d’utilisation d’une solution, vous pouvez profiter des démonstrations et des essais gratuits proposés par certains logiciels tels que PayFit ou Listo Paye. Cela vous permettra de déterminer si l’outil vous convient tout en évaluant la courbe d’apprentissage nécessaire pour le maîtriser correctement.

La taille de votre entreprise (et le nombre d’utilisateurs)

Si vous êtes une petite entreprise (TPE) avec un nombre limité de salariés, vous pourriez avoir moins d’intérêt à utiliser un logiciel de paie. Le coût de revient pourrait être plus élevé que de faire appel à un prestataire externe ou de confier cette tâche à une personne en interne. En revanche, pour une entreprise de taille moyenne (PME), la situation est différente. En général, plus vous avez de salariés, plus un logiciel de paie pour PME devient intéressant. Cependant, il est important de comparer les coûts des différentes solutions.

De plus, il est essentiel de prendre en compte les utilisateurs du logiciel. Par exemple, la présence d’un espace employé est indispensable pour que vos salariés puissent consulter leurs bulletins de paie. Si vous souhaitez permettre la collaboration avec votre comptable, un accès personnalisé peut également être intéressant.

En règle générale, le prix d’un logiciel de paiement payant augmentera en fonction du nombre de salariés de votre entreprise.

Les fonctionnalités

Il est recommandé de commencer par vérifier si les fonctionnalités essentielles sont incluses dans l’offre du logiciel que vous envisagez de choisir. Cela comprend la création, la saisie et l’édition des fiches de paie, la création de documents administratifs et l’automatisation des déclarations sociales, par exemple.

Il est également avantageux d’opter pour un logiciel RH complet qui propose des fonctionnalités supplémentaires pour la gestion des équipes, telles que la gestion des notes de frais, des congés et du temps de travail.

Ensuite, tout dépend de vos besoins spécifiques. Pour éviter les surprises, il est important de consulter attentivement le site web du logiciel de paiement que vous envisagez de tester. Il y trouvera une description détaillée des options incluses. Vous pouvez également contacter le service client par e-mail ou téléphone pour obtenir plus d’informations si nécessaire.

Le prix

L’argent joue un rôle essentiel dans votre décision, comme le dit l’expression. Il est donc primordial de prendre en compte ce critère fondamental lors de votre choix final. La première étape consiste à établir un budget, comme nous l’avons déjà mentionné. Ensuite, voici deux conseils essentiels à considérer :

Ne choisissez pas un logiciel de paiement dernier cri si vous n’avez pas besoin de toutes ses fonctionnalités. Inutile de payer un prix élevé pour un outil dont vous n’exploitez pas toutes les fonctionnalités à leur plein potentiel.

Ne vous focalisez pas uniquement sur les logiciels de paie gratuits. Bien qu’ils semblent potentiellement intéressants à première vue en raison de leur absence de coût initial, il est important de noter que ces outils gratuits sont souvent limités. Ils peuvent manquer de support, de mises à jour régulières, de possibilités de personnalisation, etc. Parfois, il est plus judicieux d’investir quelques euros par mois dans un outil plus performant qui vous fera gagner un temps précieux

Flexibilité et évolutivité

La flexibilité et l’évolutivité sont parmi les principaux avantages d’un logiciel de paie de qualité.

Il est important de prendre en compte que vos besoins évalués avec le temps, tels que les variations du nombre de salariés, les changements réglementaires et les avancées technologiques. Votre choix d’outil doit être capable de s’adapter à ces évolutions. Il est donc recommandé de privilégier une solution stable et pérenne, bénéficiant d’une expérience solide dans le domaine. Pour en savoir plus, vous pouvez vous renseigner sur l’historique de l’entreprise. Il peut également être utile de consulter les avis et témoignages des clients, le cas échéant.

Préférences d’usage

De manière générale, un logiciel de paiement peut être utilisé de deux manières distinctes :

1. En mode monoposte (On Premise) : Le logiciel est téléchargé et installé sur le réseau d’ordinateurs de l’entreprise après l’acquisition d’une licence.
2. En mode SaaS (Software as a Service) : Dans ce cas, le logiciel n’est pas installé localement sur les ordinateurs de l’entreprise, mais hébergé dans le cloud. L’accès se fait en ligne, via l’interface web de l’outil choisi. Après souscription à un abonnement, les utilisateurs peuvent y accéder de n’importe où et à tout moment, à condition d’avoir une connexion internet.

Comparativement au mode monoposte, un logiciel en mode SaaS offre davantage de flexibilité et de mobilité. Vous et vos utilisateurs pouvez l’utiliser à partir de divers appareils tels que des ordinateurs, des tablettes ou des smartphones. Cela s’avère pratique si vous êtes souvent en déplacement.

Intégration à d’autres logiciels

L’intégration avec d’autres solutions de gestion de l’entreprise, comme un logiciel de comptabilité ou un logiciel CRM, peut être intéressante pour faciliter le partage de données et la communication entre les différents outils. Tout comme la présence d’un écosystème de partenaires.

Stockage des données et sécurité

La sécurité revêt une importance capitale lorsqu’il s’agit de manipuler les données personnelles de vos salariés. Il est crucial de choisir un outil qui garantit une protection totale de ces informations, même en cas de piratage ou de perte de données.

Accordez une attention particulière à la fréquence des sauvegardes effectuées, car plus elles sont régulières, plus la sécurité est renforcée.

assurez-vous également que l’hébergement de vos données soit sécurisé. Il est essentiel de savoir que les logiciels de gestion de paie en ligne que nous avons comparés sont soumis à des normes extrêmement renseignées en matière de protection des données, de confidentialité et de sécurité.

Enfin, veillez à ce que le processus de récupération de vos données soit simple, rapide et efficace. Cela peut être très appréciable si vous devez migrer vos données ou changer de logiciel de paie à la suite d’une expérience décevante.

Conformité avec la loi et les normes en vigueur

Il est essentiel que votre logiciel puisse s’adapter automatiquement à toute évolution réglementaire dans les délais les plus brefs, garantissant ainsi la conformité aux exigences légales. Cependant, son adaptabilité ne s’arrête pas là. Il devra également pouvoir faire face à d’éventuelles modifications de votre convention collective (ce qui souligne l’importance de sa souplesse), ainsi qu’aux changements de bases et taux de cotisations, voire aux réformes gouvernementales. En optant pour un tel logiciel, vous bénéficiez d’une tranquillité d’esprit, vous évitez ainsi la nécessité de rester constamment à jour sur les aspects juridiques et de les décrypter.

Il convient de noter que tous les logiciels ne prennent pas nécessairement en charge toutes les conventions collectives (par exemple, celles du BTP). Il est donc important de vous renseigner sur ce point avant de faire votre choix.

Support et service client

Même si l’on vous recommande de choisir un outil convivial et intuitif, il est possible que vous rencontriez des obstacles ou des problèmes techniques indépendants de votre volonté à un moment donné.

Lorsque ces situations s’imposent, l’importance d’avoir un bon accompagnement devient évidente. Un service client réactif et efficace est un véritable avantage. Certains logiciels offrent un accompagnement dédié pour l’installation et la formation à l’outil, ainsi qu’une assistance pour répondre à vos questions.

Les modalités d’assistance varient en fonction des outils. Certains proposent un support payant uniquement, tandis que d’autres l’incluent « gratuitement », mais uniquement avec certaines offres.

Il convient également de noter que tous les services d’assistance ne sont pas accessibles par téléphone, certains ne fournissent de l’aide que par e-mail. Soyez attentif à ce point lors de votre choix.

Combien coûte un logiciel de paie ?

Existe-t-il des logiciels de paie gratuits ?

Il existe une variété d’options sur le marché dédiées à la gestion de la paie, offrant de nombreux logiciels prêts à répondre à vos besoins.

Certains logiciels de paie gratuits, tels qu’Oxygène ou ABZ Paie, peuvent être téléchargés sur votre ordinateur. assurez-vous toutefois de leur compatibilité avec votre environnement, car il existe des outils de paiement adaptés à Mac, Windows, etc.

En outre, il est important d’utiliser les logiciels de paiement open source, comme OpenConcerto, qui sont également gratuits.

Ces solutions peuvent être adaptées dans les situations suivantes :

• Vous décrivez un budget limité pour la gestion de la paie.
• Vous êtes à la tête d’une petite structure, telle qu’une TPE (commerçant, artisan), tant un nombre réduit de bulletins de salaire.
• Vous débutez dans le domaine de la gestion de la paie et vous recevrez ensuite avant de vous engager dans un outil payant.

Bien que les logiciels de paie offrent des fonctionnalités de base (informations sur les salariés, heures travaillées, congés payés, taux de cotisations), qui peuvent varier d’un outil à l’autre, ils présentent toutefois des limitations en termes d’ options essentielles (support client, mises à jour automatiques, etc.).

Il convient également de se méfier des « coûts cachés ». Les logiciels ne sont pas toujours entièrement gratuits. Ils peuvent devenir payants au-delà d’un certain nombre de salariés ou après une limite de temps. Parfois, ils exigent également un engagement sur une durée déterminée. Il est donc important de bien examiner les offres tarifaires avant de prendre une décision.

Notre recommandation est, si vous êtes une PME, une startup ou une grande entreprise, d’opter pour des logiciels payants offrant une plus grande richesse de fonctionnalités. De même, en ce qui concerne le support client et l’accès aux experts de la paie, ils seront souvent très limités si vous choisissez un logiciel de paie gratuit.

Comment se compose le coût d’un logiciel de paie ?

Il existe une large offre de logiciels de gestion de la paie sur le marché, offrant de nombreuses possibilités pour répondre à vos besoins.

Certains logiciels de paie gratuits tels qu’Oxygène ou ABZ Paie sont disponibles. Ils attendent un téléchargement sur votre ordinateur, mais correspondent-vous à leur compatibilité avec votre environnement (Mac, Windows, etc.).

Par ailleurs, il convient de proposer les logiciels de paiement open source, tels qu’OpenConcerto, également gratuits.

Ces solutions peuvent être adaptées dans les situations suivantes :

• Si vous n’avez pas de budget à allouer à la gestion de la paie.
• Si vous êtes à la tête d’une petite structure, comme une TPE, avec un faible nombre de bulletins de salaire.
• Si vous débutez dans la gestion de la paie et vous pourrez éventuellement utiliser les outils avant d’investir dans une solution payante.

Cependant, il est important de noter que les logiciels de paiements gratuits ont leurs limites. Bien qu’ils permettent des fonctionnalités de base telles que les informations sur les salariés, les heures travaillées, les congés payés et les taux de cotisations (variables selon les outils), ils peuvent rapidement se révéler insuffisants en raison de l’absence de certains options essentielles, telles que le support client ou les mises à jour automatiques.

Il est également important de prendre en compte les « coûts cachés » éventuels. Les logiciels gratuits ne le sont pas toujours à 100%. Certains deviennent payants au-delà d’un certain nombre de salariés ou après une période limitée. Certains peuvent également exiger un engagement à long terme. Il est donc essentiel de bien étudier les offres tarifaires avant de prendre une décision.

Notre conseil est de vous tourner vers des logiciels payants, beaucoup plus complets, si vous êtes une PME, une startup ou une grande entreprise. De même, si vous avez besoin d’un support ou d’un accès à un expert en matière de paie, ces services seront souvent très limités voire inexistants avec un logiciel de paie gratuit.

Les alternatives au logiciel de paie

Le prix d’un logiciel de paie peut varier en fonction de plusieurs facteurs tels que la taille de l’entreprise, le coût de la licence, la maintenance et les mises à jour, l’installation et la configuration du compte, la personnalisation de l’outil, ainsi que la formation du personnel.

Chaque fournisseur propose ses propres offres, ce qui rend l’évaluation de ces aspects spécifiques à chaque cas. Par exemple, certains incluront la maintenance dans le prix, tandis que d’autres la factureront séparément.

En général, les solutions de paiement permettent plusieurs options évolutives : plus vous choisissez de fonctionnalités et plus le volume de fiches de paiement à traiter est important, plus le coût de votre abonnement sera élevé.

Les tarifs eux-mêmes varient même. Le critère de calcul principal est le nombre de salariés dans votre entreprise. Si vous n’avez qu’une seule fiche de paie à établir par mois, vous pouvez vous en sortir avec un coût annuel d’environ une centaine d’euros.

Lorsque vos effectifs commencent à augmenter, les prix suivent une courbe ascendante. À titre indicatif, Sage Business Cloud Paie est disponible à partir de 559€ HT/mois pour 30 salariés, tandis que Fiche-Paie.Net propose un forfait illimité à 99€ HT/mois.

Enfin, les grandes entreprises (avec plus de 100 salariés) peuvent dépenser plus de 50 000€/an pour une solution tout-en-un. Cependant, encore une fois, le prix dépend fortement des fonctionnalités incluses dans l’offre spécifique.

FAQ

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de la paie ?

Un logiciel de gestion de la paie est une solution informatique qui permet de gérer l’ensemble du processus de rémunération des employés, depuis leur embauche jusqu’à leur départ de l’entreprise. Ce type de logiciel est inclus dans la catégorie plus large des systèmes d’information des ressources humaines (SIRH).

Quels sont les principaux logiciels de gestion de la paie ?

Il existe de nombreuses marques proposant des logiciels de gestion de la paie. Parmi les plus populaires, on peut citer Cegid Paie, Sage One Paie, Payfit, ADP, Nibelis, ainsi que Silae.

Quel est le meilleur logiciel de gestion de la paie ?

Il n’y a pas de logiciel de gestion de la paie qui convienne à toutes les entreprises. Payfit, Listo Paye et Sage semblent répondre aux besoins de nombreux entrepreneurs, mais des outils tels que Silae ou Cegid peuvent également être très complets.

Comment effectuer un changement de logiciel de gestion de la paie ?

Le processus de changement de logiciel de gestion de la paie peut sembler intimidant, que ce soit pour une petite, moyenne ou grande entreprise. Cependant, aujourd’hui, ce processus n’est pas aussi complexe qu’on pourrait le penser. En général, les entreprises décident de passer d’un logiciel de paie traditionnel à un logiciel de paie en ligne moderne et réussissent cette transition en respectant certaines bonnes pratiques. L’anticipation est essentielle. Une fois que vous avez choisi votre nouveau logiciel de gestion de la paie, vous devrez migrer les données de l’ancien logiciel, mettre en place et configurer le nouveau système. Après la transition effective vers le nouveau logiciel, vous devrez former vos équipes à son utilisation