Logiciel de caisse : le meilleur guide pour bien choisir !

Un logiciel de caisse, qu’est-ce que c’est ?

Lorsqu’on aborde le sujet des logiciels de caisse, il convient en réalité de faire une distinction entre deux éléments : la caisse enregistrée (le matériel) et le logiciel de caisse enregistrée (le système informatisé).

Le logiciel est généralement une licence que vous devez acquérir afin de pouvoir utiliser ses fonctionnalités. Il peut être accessible via un navigateur Internet, une application pour tablette, un logiciel pour ordinateur ou intégré directement au système informatique d’une caisse.

La caisse enregistreuse physique correspond au matériel concret : l’unité centrale, le tiroir-caisse et d’autres périphériques. Vous avez la possibilité de les acheter ou de les louer auprès des fournisseurs répertoriés dans notre comparatif, ou auprès de distributeur.

, avec l’évolution de la caisse alphanumérique vers la caisse informatisée, les termes « caisse enregistrée », « terminal point de vente », « logiciel de caisse » et même « logiciel de caisse enregistrée » désignent désormais la même chose : la combinaison du matériel et du logiciel de gestion de caisse qui vous permet d’encaisser vos clients, de même gérer vos stocks en temps réel, et bien plus dans certains cas ! Il s’agit donc bien plus qu’une simple solution d’encaissement !

Le fonctionnement d’une caisse enregistreuse

Peu importe le type de logiciel et de matériel que vous utilisez, le fonctionnement d’une caisse demeure identique. La caisse a pour rôle de calculer le total des achats de vos clients, de gérer les paiements et d’imprimer les tickets de caisse.

Ensuite, en fonction des besoins spécifiques, le logiciel de caisse peut ouvrir et fermer le tiroir-caisse, gérer un plan de table, superviser les stocks, prendre en charge plusieurs magasins, faciliter le suivi des vendeurs, etc. outil d’encaissement, la caisse est désormais une solution complète de gestion des points de vente grâce à son logiciel intégré.

À qui s’adressent les logiciels de caisse ?

Les logiciels de caisse sont adaptés aux commerces et aux services de proximité, quel que soit leur taille, qu’il s’agisse de commerçants indépendants ou de vastes réseaux de franchises possédant plusieurs points de vente. Parmi les exemples décrivant les fleuristes, les food trucks, les herboristeries, les cafés, les hôtels, les restaurants, les magasins de décoration, les boutiques de prêt-à-porter, les camions à pizza, les boucheries, les boulangeries, les cavistes , ainsi que les sites de vente en ligne. La liste est infinie. Toutes les entreprises qui vendent en personne, et même certaines entreprises qui se consacrent exclusivement à la livraison ou à la vente en ligne, utilisent aujourd’hui un logiciel de caisse.

Pourquoi utiliser un logiciel de caisse ?

Nous pensons qu’il existe deux arguments principaux qui devraient être rendus. Tout d’abord, il est essentiel de souligner que l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié (LNE, NF 525 ou auto-certification) est obligatoire.

Ce logiciel de caisse doit se conformer à certaines conditions définies par la loi afin de prévenir la fraude à la TVA. En cas de contrôle, les commerçants encourent des amendes pouvant atteindre 7 500 €. Si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, nous vous pourrions consulter notre article sur les obligations liées à la caisse enregistrée.

Le deuxième argument est que l’utilisation d’une bonne solution de caisse permet de gagner énormément de temps et vous aide à optimiser les performances de votre entreprise. Que ce soit en termes de gestion de la caisse ou de gestion globale de votre activité, un logiciel de caisse vous fera gagner un temps précieux. De plus, les nombreux outils de suivi des performances intégrés aux bons logiciels de caisse, tels que Tactill ou Tiller, par exemple, vous permettront d’identifier des axes d’amélioration et d’optimiser les performances de votre entreprise.

Les différents types de caisses enregistreuses

En simplifiant, on peut distinguer trois types de caisses enregistrées.

– la caisse enregistreuse numérique ou alphanumérique ;

– la caisse modulaire (tpv) ;

– la caisse enregistreuse tactile.

La caisse enregistrée numérique peut être considérée comme l’ancêtre des caisses. Dépourvue de logiciel intégré, elle fonctionne essentiellement comme une calculatrice volumineuse, permettant de conserver l’affichage du montant des transactions et l’impression des tickets de caisse. Ces caisses doivent désormais obligatoirement être accompagnées d’un logiciel de caisse afin de se conformer aux exigences de la loi anti-fraude à la TVA de 2018.

La caisse modulaire (ou semi-modulaire) représente une évolution de ces anciennes caisses. Parfois appelé terminal point de vente, ce terme englobe plus que la simple caisse. Plus imposante, elle se compose généralement d’une unité centrale intégrant le logiciel, ainsi que de différents modules tels qu’un tiroir-caisse, un écran, un lecteur de codes-barres, un lecteur de prix et une imprimante. Les mises à jour sont plus complexes que celles des caisses plus modernes.

Enfin, la caisse enregistrée tactile est la dernière arrivée sur le marché des caisses. Elle se compose d’une tablette, souvent un iPad, sur lequel un logiciel de caisse est installé. Résolument plus moderne, ce type de caisse présente l’avantage d’être souvent moins concerné que les autres, tout en permettant d’adapter le logiciel de caisse aux besoins spécifiques de différents secteurs d’activité. Ainsi, des logiciels ont été développés pour les salons de coiffure (comme Wavy ou Flexy), la restauration (comme L’Addition ou Lightspeed), la vente en ligne, la vente à emporter, etc. la variété des fonctionnalités qu’ils permettent et les mises à jour incluses.

Comment choisir un logiciel de caisse ?

Vous êtes en quête du logiciel de caisse qui convient le mieux à vos besoins ? Dans notre comparatif, la plupart des logiciels de gestion de caisse s’adaptent à divers secteurs d’activité et à différentes exigences. Pour vous guider dans votre choix, examinons tout de même les critères décisifs que vous avez poussés à les comparer de manière éclairée.

Respect de la législation

Lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de caisse conforme à la loi, les éditeurs ont deux options :

• L’auto-attestation : ils attestent eux-mêmes de la conformité de leur logiciel.
• L’attestation par un organisme tiers tel que l’AFNOR (NF 525) ou le LNE.

Dans les deux cas, ils se conforment à la législation et doivent être en mesure de vous fournir un certificat de conformité. Il convient de noter que tous les répertoriés dans notre comparatif respectent la législation, à l’exception de Loyverse (nous déconseillons donc aux entreprises françaises de l’utiliser, du moins pour le moment).

Type de commerce

Selon notre avis, le critère de choix numéro un est le type de commerce, car c’est lui qui détermine les fonctionnalités spécifiques dont vous aurez besoin (même s’il existe des caisses tous commerces comme Tactill).

Une petite épicerie ou une boulangerie-pâtisserie disposant d’un seul point de vente pourra se contenter d’un logiciel de caisse en ligne associé à une caisse numérique « traditionnelle », ou opter pour une caisse enregistrée indiquée pour les boulangeries ou les commerces plus complètes.

Un food truck ou un camion pizza aura besoin de la capacité d’encaissement en mobilité, tandis qu’un établissement bien établi et de grande taille pourra nécessiter la gestion de plusieurs caisses fixes et cherchera un logiciel dédié permettant de gérer les plans de salles.

Un salon de coiffure ou un salon de beauté privilégiera un logiciel adapté à la réservation, au paiement en ligne et à la gestion d’une carte de fidélité, tandis qu’un commerce de proximité plus classique sera intéressé par les fonctionnalités liées à la gestion des stocks en temps réel. Un bar-tabac possède un pouvoir scanner les codes-barres des jeux à gratter… Chaque commerce et chaque métier possède ses spécificités.

Enfin, si votre entreprise comprend plusieurs établissements, vous aurez besoin d’un logiciel de caisse enregistrée capable de gérer de nombreux vendeurs et plusieurs points de vente. Ainsi, la taille et le type de commerce ont un impact significatif sur votre choix.

Les différentes fonctionnalités

Les fonctionnalités offertes par un logiciel de caisse dépendent directement du type de commerce. Voici un rappel de quelques fonctionnalités essentielles :

• Gestion en temps réel des articles et produits.
• Mode hors-ligne pour pouvoir fonctionner sans connexion internet.
• Création et gestion des fichiers clients et fournisseurs.
• Programme de fidélité pour récompenser les clients.
• Gestion des stocks et de l’approvisionnement.
• Plans de salles pour les établissements avec service à table.
• Gestion des commandes en cuisine pour les restaurants.
• Prise de commandes en ligne et gestion de la livraison.
• Édition des billets de caisse.
• Z de caisse pour la clôture quotidienne.
• Gestion du fonds de caisse.
• Outils de suivi des ventes avec des statistiques par produit, client, vendeur, etc.
• Intégration à votre site e-commerce pour une vente en ligne harmonieuse.
• Carte de fidélité pour fidéliser les clients.
• Prise de rendez-vous pour les services de réservation.
• Envoi d’e-mails promotionnels pour le marketing.

Parmi ces fonctionnalités, la crise sanitaire de 2020 a souligné l’importance d’avoir un site internet axé sur l’e-commerce. Un site e-commerce vous permet de vendre directement en ligne et de proposer le click and collect. Dans cette optique, il est judicieux de rechercher un logiciel de caisse intégré qui facilite la vente en ligne, ainsi de devoir retranscrire toutes les informations à la fin de la journée.

À vous de déterminer quelles fonctionnalités sont primordiales pour votre activité et de choisir un logiciel de caisse de notre comparatif qui les inclut au maximum.

Le matériel

La question du matériel constitue également un critère de choix important. Si vous détenez déjà d’un matériel de caisse, il sera nécessaire de sélectionner un logiciel de caisse enregistrée compatible avec celui-ci. Dans le cas contraire, vous devrez envisager l’achat d’un matériel neuf ou d’occasion, ou encore la location (ce choix devra également être fait).

De plus, il est essentiel de prendre en compte vos préférences personnelles. Vous devrez choisir entre un terminal point de vente modulaire traditionnel et une caisse enregistrée tactile sur iPad ou Android, qui est une option beaucoup plus moderne (même si certains peuvent avoir des réticences à utiliser un iPad pour l’encaissement).

N’oubliez pas non plus de considérer les consommables nécessaires à l’utilisation quotidienne de votre caisse, tels que les rouleaux de papier utilisés pour l’édition des tickets de caisse, ainsi que les périphériques supplémentaires tels que le lecteur de carte bancaire ou le lecteur de codes-barres. Ces éléments sont également à prendre en compte dans votre choix global.

Le Budget

Il est évident que le budget ne figure pas nécessairement en tête de liste des critères de choix. La raison en est simple : certaines solutions légèrement plus coûteuses peuvent vous faire gagner du temps.

Cependant, il est important de vous poser la question suivante : quel est votre budget pour les années à venir ? C’est le meilleur moyen de comparer les différentes options, en tenant compte du coût global de la caisse, du logiciel, de la tablette et des modules supplémentaires éventuels (comme la fonctionnalité e-commerce, par exemple).

Les Préférences d’usages

Il est également important de prendre en compte vos préférences d’utilisation :

• Souhaitez-vous opter pour un logiciel de caisse open source ? Préférez-vous un logiciel en ligne ou une application ?
• Avez-vous besoin d’un terminal point de vente complet ou simplement d’un logiciel ?
• Est-il nécessaire que votre logiciel soit compatible avec Mac ou PC ?

Ces préférences jouentont un rôle clé dans le choix du logiciel de caisse qui correspond le mieux à vos besoins et à vos habitudes d’utilisation.

La facilité d’utilisation

Il peut être difficile d’évaluer l’ergonomie d’un logiciel de caisse enregistrée avant de l’adopter. Il est donc conseillé de profiter au maximum des démonstrations proposées par les différents fournisseurs, voire des essais gratuits lorsque disponibles, afin de tester les logiciels par vous-même. En plus de l’interface visuelle affichée sur l’écran tactile, qui doit être intuitive, nous vous recommandons de porter une attention particulière au back-office. La configuration du back-office est essentielle pour faciliter la prise en main de votre caisse enregistrée et vous permettre de gagner du temps.

Support

Bien que la majorité des logiciels de notre comparatif offre un support inclus, ce n’est pas toujours le cas, notamment pour les logiciels de caisse gratuits. Il est donc essentiel de vérifier attentivement ce qui est inclus dans le support (assistance pour la prise en main, aide lors des mises à jour, formation, etc.).

FAQ

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ou caisse enregistrée ?

En général, les termes « caisse enregistrée », « terminal point de vente » et « logiciel de caisse » désignent aujourd’hui la même chose : une combinaison de matériel et de logiciel utilisée pour encaisser les clients et gérer les stocks, entre autres fonctionnalités .

Quels sont les principaux logiciels de caisse ?

Il existe de nombreuses marques proposant des logiciels de caisse. Parmi les plus connues, on peut citer Popina, Tiller, Hiboutik, L’Addition et bien sûr les caisses JDC.

Quel est le meilleur logiciel de caisse ?

Le meilleur logiciel de caisse dépend de vos besoins, et c’est surtout votre secteur d’activité qui orientera votre choix vers le logiciel le plus adapté. Certains logiciels comme L’Addition ou Lightspeed sont destinés aux métiers de la restauration, tandis que Wavy et Flexy sont plus adaptés aux salons de coiffure. D’autres logiciels comme Tactill conviennent à un large éventail de commerces.