Logiciel de comptabilité : le guide pour bien choisir !

Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ?

Un logiciel de comptabilité est une solution informatique qui facilite la gestion de la comptabilité de votre entreprise ainsi que d’autres tâches administratives.

En vous offrant une automatisation accélérée des tâches, ce logiciel vous permet d’économiser du temps dans vos activités quotidiennes telles que l’enregistrement comptable, la création de devis et de factures, la gestion des fournisseurs, ainsi que les déclarations TVA et fiscales. Toutes les opérations de comptabilité générale sont centralisées au sein de cette solution de gestion.

En outre, les multiples fonctionnalités de statistiques et de reporting (souvent intégrés aux logiciels de comptabilité en ligne) vous permettent d’obtenir un suivi détaillé de la situation financière et de la trésorerie de votre entreprise.

Un logiciel de comptabilité est-il obligatoire ?

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité n’est pas obligatoire, mais il est fortement recommandé pour la plupart des entreprises en raison de ses nombreux avantages.

Seules les microentreprises pourraient éventuellement s’en passer, bien que de nombreux outils abordables tels qu’Abby ou Free soient disponibles pour ce statut. Par conséquent, il n’est pas surprenant que les auto-entrepreneurs optent pour l’utilisation de ce type de logiciel.

Il existe peu d’alternatives viables à un logiciel de comptabilité. Certains choisissent de gérer leur comptabilité individuellement sur Excel, mais cela comporte des risques et nous ne le recommandons pas (il ne permet pas de verrouiller les transactions comptables et ne respecte donc pas la législation). Si vous souhaitez passer d’un logiciel, vous devrez faire appel à un expert-comptable ou gérer votre comptabilité manuellement (dans ce cas, nous vous souhaitons beaucoup de courage !).

Quelle est la distinction entre un logiciel comptable, un logiciel de comptabilité et un logiciel de pré-comptabilité ?

Le terme « logiciel de comptabilité » est souvent utilisé de manière générale, mais il existe en réalité des nuances entre les logiciels de pré-comptabilité, les logiciels de comptabilité et les logiciels comptables dédiés.

En pratique, la plupart des logiciels sont des logiciels de pré-comptabilité qui permettent de gérer les principales tâches comptables, mais s’arrêtent avant les étapes de création du bilan et du compte de résultat. Par exemple, Evoliz facilite la gestion simplifiée de la pré-comptabilité et favorise la collaboration avec les comptables. D’autres logiciels, tels que Sage 50 ou macompta.fr, vous permettent d’aller jusqu’au bout du processus comptable.

Le terme « logiciel comptable » est davantage utilisé pour désigner les logiciels appelés destinés aux comptables ou experts-comptables. Cependant, étant donné que la plupart des logiciels de comptabilité actuels sont utilisés à la fois par les entrepreneurs et leurs comptables, cette distinction tend à s’estomper.

Dans le langage courant, le terme « logiciel de comptabilité » englobe donc toutes ces solutions, sans distinction précise.

Comment fonctionne un logiciel de comptabilité ?

Un logiciel comptable fonctionne de manière assez simple et intuitive.

À travers une interface, qu’elle utilise soit en ligne ou à télécharger, vous différents modules qui vous permettent de gérer la comptabilité de votre entreprise. Ces modules principaux comprennent la création de devis, la facturation et le suivi des flux de trésorerie. Pour faciliter le traitement de ces opérations, le logiciel peut être connecté aux comptes bancaires, ce qui permet l’automatisation de l’enregistrement comptable des factures clients et fournisseurs ainsi que des notes de frais.

Dans votre logiciel de comptabilité, vous avez la possibilité d’importer ou de créer votre propre plan comptable, qui répertorie l’ensemble des comptes utilisés dans votre entreprise. En utilisant les saisies comptables, qu’elles soient automatiques ou manuelles, ainsi que le plan comptable, le logiciel est en mesure de générer les éléments nécessaires pour une comptabilité conforme : journaux et grand livre, bilan, compte de résultat et annexes pour les sociétés , ou encore livre de recettes et dépenses pour les auto-entrepreneurs.

Enfin, afin de respecter les obligations légales, le logiciel de comptabilité est capable de produire un Fichier des Écritures Comptables (FEC). Ce document informatique recense l’ensemble des enregistrements comptables et constitue une base de référence en cas de contrôle de la part des autorités fiscales.

Les avantages d’un logiciel de comptabilité

Utiliser un logiciel pour votre comptabilité présente quatre principaux avantages :

1. Efficacité et gain de temps : Grâce à l’automatisation des tâches de saisie comptable, de collecte des justificatifs, de gestion de la TVA et des factures, vous gagnerez peut-être de temps, aussi bien pour vous que pour votre expert-comptable.
2. Collaboration : Que vous ayez une comptabilité internalisée ou externalisée, les logiciels de comptabilité vous permettent de centraliser les données, facilitant ainsi la répartition des tâches et la collaboration.
3. Réduction des risques d’erreurs : L’utilisation d’un logiciel réduit significativement les risques d’erreurs tels que les doublons ou les mauvaises saisies. De plus, il garantit la conformité avec la réglementation en vigueur et minimise les pertes de données.
4. Pilotage de votre activité : Les outils de suivi, les systèmes de relances et les alertes intégrés dans les logiciels de comptabilité récupèrent le pilotage de votre activité en temps réel. Ils deviennent ainsi des alliés précieux dans la gestion quotidienne de votre entreprise.

Quelles entreprises utilisent un logiciel comptable ?

Les logiciels de comptabilité sont utilisés par divers types d’entreprises. Les petites et moyennes entreprises (TPE-PME) en bénéficient particulièrement, car cela leur permet de gagner du temps précieux, d’autant plus qu’elles n’ont pas toujours la capacité d’internaliser cette fonction. Les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et les grandes entreprises les utilisent également, soit en collaboration avec leur expert-comptable, soit en gérant la comptabilité en interne.

Il convient de souligner que des logiciels sont disponibles pour répondre aux besoins spécifiques de chaque catégorie d’entrepreneurs. Ainsi, il existe des logiciels dédiés aux auto-entrepreneurs, d’autres conçus adaptés aux professions libérales, et même certains adaptés aux besoins des associations. Aucun secteur n’est négligé, et des solutions sont disponibles pour tous.

Comment choisir un logiciel de comptabilité ?

Face à la multitude de solutions disponibles sur le marché, il peut s’avérer complexe de sélectionner le logiciel de comptabilité le plus adapté à votre activité et à vos besoins spécifiques. Afin de vous guider dans cette démarche, voici les critères essentiels à prendre en compte lors de votre choix.

Statut juridique

Le choix d’un logiciel de comptabilité dépend étroitement du statut juridique de votre entreprise, et cela influence directement vos obligations comptables ainsi que la complexité de la tenue de votre comptabilité en interne.

Il convient de souligner que les professions libérales, les auto-entrepreneurs et les associations ont des obligations comptables distinctes de celles des entreprises opérant en tant que SASU/SAS ou EURL/SARL. Par conséquent, les fonctionnalités des logiciels de comptabilité doivent être adaptées aux exigences spécifiques de chaque statut, et tous les logiciels ne nécessitent pas nécessairement en charge tous les types de structures. Il est donc recommandé de dresser une liste de logiciels adaptés à la forme juridique de votre entreprise en premier lieu.

Taille d’entreprise et secteur d’activité

La taille de votre entreprise est un facteur déterminant dans le choix d’un logiciel de comptabilité, car elle influence plusieurs aspects :

1. Les ressources dédiées à la comptabilité : cela inclut la disponibilité d’un expert-comptable, la présence de ressources internes pour la gestion comptable, etc.
2. Les besoins spécifiques : le nombre de salariés, le volume d’activité, le chiffre d’affaires, la gestion des notes de frais, des employés, des fournisseurs et des clients sont autant de facteurs qui peuvent complexifier votre comptabilité. Certains logiciels de comptabilité ajustent leur tarification en fonction de ces paramètres, par exemple en imposant des limites d’usage.
3. Les possibilités d’adaptation : les petites entreprises (TPE) ont généralement plus de facilité à trouver un logiciel correspondant à leurs besoins, tandis que les grandes entreprises peuvent nécessiter des intégrations ou des développements sur mesure pour répondre à leurs exigences spécifiques.
4. Le secteur d’activité : le domaine dans lequel vous exercez aura également des conséquences sur le choix du logiciel de comptabilité. Par exemple, si vous gérez une boutique en ligne avec de nombreux flux, il sera important de privilégier un logiciel offrant des connexions bancaires et des intégrations avec des outils tiers tels que les logiciels CRM et les systèmes de paiement. Si vous êtes dans le commerce ou la restauration, vous aurez besoin d’un logiciel connecté à votre système de caisse. Pour les entreprises du secteur du BTP, il peut être pertinent d’envisager un logiciel de comptabilité spécifique avec des fonctionnalités métiers telles que le suivi des temps, le suivi des chantiers et le suivi des matériaux.

Type de logiciel

Il est essentiel de choisir un logiciel comptable qui correspond à vos besoins et que vous serez prêt à utiliser sans réticence. En dehors des différences fonctionnelles que nous avons mentionnées précédemment (pré-comptabilité versus comptabilité complète), il existe deux types principaux de logiciels :

1. Les logiciels de comptabilité en ligne (SaaS) : Ces logiciels sont accessibles via une connexion Internet et ne prévoient pas d’installation. Ils offrent généralement une simplicité d’utilisation, des mises à jour automatiques, une sécurisation des données renforcée et une accessibilité depuis n’importe où. Ces solutions en ligne, telles qu’Indy, Pennylane ou Sage 50, ont gagné en popularité, dépassant les logiciels à télécharger.
2. Les logiciels de comptabilité à télécharger sur Mac ou Windows : Ce sont des logiciels installés localement sur votre ordinateur. Bien qu’ils aient dominé le marché pendant longtemps, leur utilisation tend à diminuer progressivement au profit des solutions en ligne.

Le choix entre ces deux options dépend de vos préférences personnelles. Cependant, nous avons une préférence affichée pour les logiciels de comptabilité en ligne tels qu’Indy, Pennylane ou Sage 50. Ces solutions sont souvent plus conviviales, bénéficient de mises à jour automatiques, permettent une sécurité renforcée des données et sont utilisables de manière pratique depuis n’importe quel endroit. De plus, elles sont généralement plus abordables en termes de coûts et proposent souvent des formules sans engagement.

Il est important de noter que les logiciels à télécharger peuvent également convenir à vos besoins, surtout lorsqu’ils offrent une large gamme de fonctionnalités (en raison de leur longue expérience sur le marché). Parmi ces options, on peut citer Dolibarr ou Odoo, qui peuvent être utilisées en ligne ou installées sur votre propre hébergement. Cependant, si vous optez pour une solution à télécharger, veillez à bien vous renseigner, car les logiciels de comptabilité compatibles avec Mac sont relativement rares.

En ce qui concerne la mobilité, cela est étroitement lié. Si vous souhaitez ultérieurement éditer vos devis, facturer, gérer vos notes de frais ou votre comptabilité depuis un appareil mobile, cela ne sera pas possible avec un logiciel à télécharger. Si vous souhaitez pouvoir utiliser votre outil sur votre smartphone, nous vous recommandons de choisir une solution qui propose une application mobile, comme Pennylane, Indy, Evoliz, Freebe, Sellsy ou Axonaut.

Fonctionnalités et besoins

Bien entendu, la liste des fonctionnalités de chaque logiciel varie, et cela constitue le même critère de choix principal d’un logiciel comptable. Cependant, il existe certaines fonctionnalités communes à la plupart des logiciels présents dans notre comparatif :

• Création ou importation du plan comptable.
• Création de journaux.
• Connexion bancaire.
• Affectation des opérations bancaires.
• Devis et factures de vente.
• Factures d’achat.
• Gestion des notes de frais et des justificatifs.
• Saisie comptable.
• Gestion de la TVA.
• Déclarations.
• Alertes et relances.
• Exportation du Fichier des Écritures Comptables.
• Suivi de trésorerie (saisie manuelle, importation de relevés ou automatique).
• Accès pour l’expert-comptable.

Ces fonctionnalités constituant les bases essentielles de la plupart des logiciels de comptabilité, mais il est important de noter que chaque logiciel peut offrir des fonctionnalités supplémentaires ou spécifiques qui répondent à des besoins particuliers.

Ensuite, il est important de prendre en compte la possibilité de générer directement la liasse fiscale, le bilan, le compte de résultat et les livres comptables obligatoires tels que le livre-journal et le grand livre. Cette fonctionnalité sera particulièrement intéressante pour les entreprises qui gèrent leur comptabilité en interne.

Certains outils se concentrent exclusivement sur la comptabilité, tandis que d’autres comportent des fonctionnalités ou des modules complémentaires pour offrir des solutions de gestion plus complètes. C’est principalement cette différence qui les distingue. Pour vous guider dans votre choix, nous avons élaboré un tableau présentant les différentes fonctionnalités clés des meilleurs logiciels de comptabilité en ligne.

Il est également important de prendre en compte d’autres fonctionnalités et facteurs, tels que :

• Le degré de personnalisation offert par le logiciel.
• La prise en charge du multilingue et des appareils.
• Les intégrations avec des systèmes ERP, CRM ou des logiciels de paie.
• La capacité à gérer plusieurs sites ou entités (filiales, succursales, etc.).

Il est donc essentiel de réfléchir à l’étendue de vos besoins actuels et futurs avant de vous engager définitivement avec une solution spécifique.

En cas de doute, testez les solutions ou demandez une démo.

Ergonomie et simplicité

De nombreux utilisateurs recherchent également un logiciel de comptabilité qui soit simple d’utilisation. Dans ce cas, la meilleure approche consiste à tester les différentes solutions disponibles. Cela vous permettra de juger par vous-même si l’interface est conviviale et si vous parvenez à utiliser le logiciel sans nécessiter d’assistance ou de formation supplémentaire (qui peut parfois engendrer des frais supplémentaires chez certains éditeurs).

Rapport qualité/prix

Lors du choix d’un logiciel (de comptabilité ou autre), le budget est souvent considéré comme le critère principal pour de nombreux utilisateurs. Cependant, nous pensons sincèrement que la question du budget doit être accordée dans une perspective plus large que rechercher simplement un logiciel de comptabilité bon marché, voire gratuit. L’équation est plus complexe, car elle implique de prendre en compte à la fois le coût du logiciel et le temps investi dans son utilisation.

Il est important de demander combien votre temps en tant qu’entrepreneur, freelance ou professionnel libéral vaut réellement. Si vous optez pour un logiciel de comptabilité gratuit, mais que vous y consacrez deux jours par mois, combien seriez-vous prêt à payer pour ne vous consacrer que deux heures par mois à cette tâche ? Cette même question se pose si vous hésitez entre un logiciel à 30 € par mois et un logiciel à 10 € par mois. Lorsque vous consultez notre comparatif des logiciels de comptabilité, tenez compte de cet aspect et ne vous limitez pas à la comparaison des prix uniquement.

Stockage des données et sécurité

Nous arrivons maintenant à un critère essentiel : la sécurité et le stockage des données, qu’il s’agisse des vôtres ou de celles de vos clients.

Lors de votre choix de logiciel, il est crucial de vous assurer que celui-ci respecte les règles de confidentialité et vous permet de récupérer vos données si nécessaire. N’ayez aucune inquiétude à ce sujet, car les logiciels de comptabilité en ligne sont tenus de respecter des normes extrêmement renseignées en matière de protection des données, de confidentialité et de sécurité. Certains logiciels proposent même une page dédiée à la sécurité sur leur site web pour rassurer leurs futurs clients. Je vous recommande vivement de consulter. De plus, vous pouvez vous renseigner auprès du service client sur la disponibilité de vos données et leur sauvegarde (plus les sauvegardes sont effectuées, mieux c’est). Enfin, vérifiez que toutes les informations que vous transmettez sont correctement cryptées.

Écosystème et intégrations

Terminons notre exploration des critères de choix avec l’écosystème des logiciels de comptabilité. Nous avons déjà mentionné l’importance des intégrations avec d’autres logiciels. Ici, nous faisons plutôt référence aux revendeurs, partenaires et intégrateurs. Selon le type de solution sensible, vous aurez besoin ou non de faire appel à ces acteurs. Par exemple, pour un logiciel de comptabilité open source, l’écosystème des développeurs joue un rôle central. Pour d’autres logiciels à télécharger et à installer, vous aurez plutôt besoin de l’écosystème des intégrateurs et formateurs.

Enfin, quel que soit le logiciel choisi, il y a un partenaire à ne pas négliger : votre expert-comptable. Souvent, les experts-comptables utilisent également un logiciel comptable. Idéalement, optez pour le même logiciel, voire la même licence, afin de faciliter la collaboration avec votre expert-comptable.

Combien coûte un logiciel de comptabilité ?

Comme vous avez pu le constater dans le tableau comparatif précédent, les tarifs des logiciels de comptabilité peuvent varier considérablement. En général, ces solutions proposent plusieurs offres évolutives : plus vous choisissez de fonctionnalités, plus le coût de votre abonnement est élevé. Pour bénéficier d’une solution de comptabilité complète, vous pouvez compter sur un minimum d’une quinzaine d’euros par mois, comme c’est le cas avec des options telles que Pennylane ou macompta.fr. Ensuite, le prix peut augmenter jusqu’à une quarantaine d’euros par mois pour une gestion combinée de la facturation, de la comptabilité et d’autres aspects commerciaux, comme avec Axonaut ou Sellsy.

Pour ce qui est des logiciels « on premise » ou téléchargeables, vous devez acheter une licence, ce qui peut entraîner des coûts beaucoup plus élevés.

Enfin, pour les auto-entrepreneurs, de nombreux logiciels proposent des formules gratuites en entrée de gamme, puis les tarifs commencent généralement aux alentours de 5€ par mois (par exemple, Abby ou Freebe).

Logiciel de comptabilité gratuit : le meilleur choix ?

Vous êtes conscient des contraintes et êtes tenté par l’utilisation d’un logiciel de comptabilité gratuit ?

Les logiciels gratuits ont souvent un attrait particulier, car pourquoi payer plus lorsque l’on peut obtenir un outil gratuitement ? Cependant, il est important de rappeler que le prix n’est pas le seul critère à prendre en compte, et il est également essentiel de considérer le temps économisé. C’est souvent cette considération qui pousse à investir quelques euros par mois dans une solution payante, au lieu d’opter pour une solution prétendument « gratuite ».

Certains logiciels de comptabilité gratuits sont performants et peuvent convenir à certains utilisateurs. Voici quelques-uns des meilleurs logiciels comptables gratuits souvent cités :

• Indy : la version gratuite d’Indy permet de gérer sa comptabilité individuellement et convient aussi bien aux entreprises individuelles soumises à l’impôt sur le revenu (IR) qu’aux sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés (IS).
• Abby : les auto-entrepreneurs peuvent opter pour la formule gratuite d’Abby, qui leur permet de gérer les bases de leur comptabilité et la facturation.
• Sinao : ce logiciel propose également une formule gratuite qui permet de gérer la facturation et les notes de frais, mais les fonctionnalités comptables sont limitées.

Cependant, à l’exception d’Indy, la version gratuite reste relativement complète, les autres solutions sont généralement limitées. Si vous souhaitez gérer tous les aspects de votre comptabilité, il est souvent nécessaire de vous tourner vers l’une des formules payantes.

Avant de vous engager avec un logiciel de comptabilité gratuit, gardez à l’esprit les points suivants :

1. Les logiciels de comptabilité gratuits ne tiennent pas toujours une pérennité à long terme, notamment en termes de mises à jour et d’évolutivité.
2. Ces logiciels ne sont pas toujours entièrement gratuits, ou bien ils peuvent présenter des limitations importantes dans leurs fonctionnalités.
3. Les logiciels payants sont souvent plus avancés techniquement et offrent des fonctionnalités qui permettent de gagner du temps dans la gestion de votre comptabilité.

Quelles alternatives au logiciel de comptabilité ?

Au cours de cet article, vous avez pu découvrir les nombreux avantages d’un logiciel de comptabilité. Cependant, si ce type d’outil ne répond pas à vos besoins, sachez qu’il existe quelques alternatives.

Une option possible est de gérer la facturation manuellement ou à l’aide d’un logiciel de devis-facture, puis de préparer votre comptabilité manuellement. Cependant, cette approche présente des risques d’erreurs (fautes de frappe, erreurs de calcul, etc.). De plus, vous devrez tenir informé des dernières dispositions légales et réglementaires, ce qui nécessite un investissement en temps important.

Il est important de souligner que l’utilisation d’Excel ne constitue pas une option conforme, et en cas de contrôle, vous pourriez le regretter.

La seule véritable alternative au logiciel de comptabilité est de faire appel à des experts dans le domaine : qu’il s’agisse d’un expert-comptable local ou d’un expert-comptable en ligne. D’ailleurs, la plupart des experts-comptables utilisent des logiciels de comptabilité communs avec leurs clients. En effectuant vous-même une partie des tâches à l’aide d’un logiciel, vous simplifierez la collaboration avec votre expert-comptable et pourrez économiser sur les honoraires facturés.

FAQ

Est-il nécessaire d’utiliser un logiciel de comptabilité ?

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité est recommandée, mais pas obligatoire. Seules les micro-entreprises peuvent éventuellement s’en passer. Cependant, étant donné que de nombreux outils sont abordables pour ce statut, la plupart choisissent également d’utiliser un logiciel.

Quel est le meilleur logiciel de comptabilité ?

Il n’existe pas de logiciel de comptabilité qui convienne à tout le monde, il est donc important d’étudier vos besoins spécifiques au préalable. Cependant, selon nos lecteurs, les logiciels de comptabilité en ligne tels que Pennylane, Indy et Abby sont souvent considérés comme les plus adaptés.

Quel est le meilleur logiciel de comptabilité gratuit ?

Il y a peu de logiciels de comptabilité entièrement gratuits. Indy propose une formule gratuite, tout comme Abby ou Sinao. Cependant, leur public cible et leurs fonctionnalités sont limités. Il est préférable de privilégier un outil réellement adapté plutôt que de choisir simplement le moins cher, car cela vous sera bénéfique à long terme.