Logiciel de gestion de projet : le guide pour bien choisir

Quel que soit le domaine d’activité, votre poste professionnel et la taille de votre entreprise, il est fort probable que vous ayez besoin de superviser des projets, qu’ils soient ponctuels ou récurrents. Il se peut même que la gestion de projets soit votre responsabilité principale ! Cependant, il est fréquent que de nombreuses entreprises ne disposent pas des outils adéquats pour gérer efficacement leurs projets.

Vous vous interrogez peut-être sur l’utilité d’un logiciel de gestion de projet. Combien coûte un tel outil ? Comment choisir parmi les nombreuses options disponibles sur le marché ? Quels sont les meilleurs outils de gestion de projet ?

Ne vous inquiétez pas, vous êtes au bon endroit ! Suivez notre guide pour obtenir des réponses à toutes vos questions.

Logiciel de gestion de projet : définition et quelques rappels

La gestion de projet, c’est quoi ?

La gestion de projet, connue sous le nom de gestion de projet, englobe l’ensemble des activités visant à mobiliser les ressources, les coûts et les délais pour atteindre les objectifs d’un projet. C’est un domaine complexe qui implique :

• La supervision des différentes étapes, échéances et étapes clés d’un projet, telles que son démarrage, sa clôture et les étapes intermédiaires.
• La gestion des ressources dédiées au projet, notamment les ressources humaines et financières nécessaires à sa réalisation, incluant le budget autorisé, les personnes impliquées, les dépenses engagées et les ressources matérielles nécessaires.
• L’organisation et la coordination des tâches, en veillant à leur interdépendance et en les assignant aux personnes adéquates.

Le chef de projet est responsable de la gestion d’un projet. Il peut s’agir d’une personne spécialisée dans la gestion de projet, mais cela peut également être un responsable de service, le dirigeant de l’entreprise ou tout collaborateur chargé de la responsabilité d’un projet. Les équipes de tous les départements d’une entreprise peuvent être amenées à piloter des projets, qu’il s’agisse des équipes techniques, des ressources humaines, des équipes créatives, du marketing ou du service client.

À quoi sert un logiciel de gestion de projet ?

Un outil de gestion de projet est conçu pour faciliter la planification et le suivi détaillé d’un projet. Il regroupe toutes les informations pertinentes liées au projet : les tâches, les dépenses, les intervenants, ainsi que les documents associés.

Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion de projet inclus :

• La planification des différentes étapes et tâches du projet, avec un suivi visuel de leur avancement.
• L’attribution des tâches et la collaboration en équipe.
• La communication sur l’état d’avancement du projet.
• La gestion des risques, tels que les retards ou les dépassements de budget.

Ces outils permettent ainsi une gestion efficace et optimisée des projets, en offrant une vue d’ensemble et en favorisant la coordination et la communication entre les membres de l’équipe.

Les différents types de logiciels de gestion de projet

Le marché regorge d’une variété de logiciels et d’outils dédiés à la gestion de projet, ce qui peut rendre le choix difficile. Afin de faciliter votre compréhension, nous allons vous présenter les diverses catégories de logiciels de gestion de projet disponibles.

Les logiciels de planification

Les logiciels de gestion de tâches

Les outils de gestion de projet no-code

Les logiciels de gestion de portefeuille projet (PPM)

Les logiciels de gestion de projet open source

Les logiciels tout-en-un

Les avantages d’un logiciel de gestion de projet

1. Sécuriser les projets et maîtriser les risques

2. Centraliser les informations sur les projets

3. Faciliter le travail en équipe

4. Efficacité et gain de temps

Quelles entreprises utilisent un outil de gestion de projet ?

Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet

Planification des tâches et des projets

Suivi du temps et gestion des ressources

Collaboration en équipe

Gestion de documents

Automatisations et intégrations

Autres fonctionnalités

Comment choisir le meilleur outil de gestion de projet ?

Fonctionnalités

Taille de votre entreprise

Méthode projet utilisée

Facilité d’utilisation

Prix

Hébergement et sécurité

Clés en main ou sur mesure ?

Êtes-vous enclin à opter pour un logiciel de gestion de projet prêt à l’emploi ? Ou préférez-vous utiliser un outil no-code qui vous permettra de créer votre propre logiciel de gestion de projet personnalisé ?

Les logiciels de gestion de projets clés en main offrent l’avantage de nécessiter peu de paramétrage, car tout est déjà préconfiguré. Cela vous permet de gagner du temps lors de la mise en place : vous suivez simplement les instructions sans avoir à vous poser de questions. De plus, il existe des logiciels adaptés à des secteurs d’activité spécifiques ou à des méthodes de projet particulières, ce qui leur permet de s’aligner sur votre langage et vos processus.

D’autres logiciels de gestion de projet, tels que Notion ou Monday, sont encore des boîtes à outils. Ils vous permettent de créer l’outil de gestion de projet dont vous avez besoin, sans avoir à coder une seule ligne. Ils proposent des modèles ou des templates pour vous aider à démarrer, mais c’est à vous de configurer les listes, les tableaux, les champs et les flux de travail selon vos besoins.

Il est crucial de choisir la solution qui correspond le mieux à vos besoins, que ce soit un outil prêt à l’emploi ou un logiciel sur mesure. Prenez en compte le temps que vous pouvez consacrer à la mise en place de l’outil, les compétences internes disponibles et vos exigences spécifiques.

Intégrations disponibles

Utilisez-vous déjà d’autres logiciels dans votre entreprise ? La capacité d’interconnexion de votre logiciel de gestion de projet avec ceux-ci peut être un critère essentiel.

Dans certains cas, le logiciel de gestion de projet doit être en mesure de partager des données avec le logiciel de facturation ou le logiciel CRM.

Il peut également être nécessaire d’intégrer votre logiciel de gestion de projet à votre messagerie interne (Slack, Teams, etc.), à votre boîte de réception ou à votre calendrier. Avant d’acheter un logiciel de gestion de projet, vous devez donc bien vérifier les connecteurs disponibles.

Support et service client

Le critère de support et d’assistance est également essentiel lors du choix d’un logiciel de gestion de projet. assurez-vous de sélectionner une entreprise qui pourra vous accompagner tout au long du processus de mise en place.

Il est recommandé de vérifier les éléments suivants :

1. L’accessibilité de l’aide et de la documentation utilisateur : sont-elles bien fournies et facilement accessibles ?
2. Les canaux de communication avec le service client : propose-t-il un chat en ligne, un numéro de téléphone ou une adresse e-mail pour les contacter ?
3. La disponibilité d’un service client francophone : est-il possible de communiquer en français avec le support ?
4. Les délais de réponse annoncés : quelle est la réactivité de l’entreprise en termes de délais de réponse aux demandes des utilisateurs ?

Dans tous les cas, il est recommandé de contacter le support pendant la période d’essai afin de vous faire une idée du niveau de service par vous-même.

Combien coûte un logiciel de gestion de projet ?

Logiciels de gestion de projet gratuits

Il est tout à fait compréhensible que si vous disposez d’un budget restreint, vous possédez par l’idée d’opter pour un logiciel de gestion de projet gratuit. Et devinez quoi ? Ils existent bel et bien, avec certaines limitations bien sûres. Nous avons compilé ci-dessous une liste de logiciels de gestion de projet qui propose une offre gratuite accompagnée, de leurs restrictions spécifiques.

Comment se compose le coût d’un logiciel de gestion de projet ?

La plupart des logiciels de gestion de projet offrent des options d’abonnement payantes. En général, trois critères principaux influencent le prix : le nombre d’utilisateurs, le volume de stockage et les fonctionnalités incluses.

Concernant le nombre d’utilisateurs, la majorité des logiciels de gestion de projet propose un tarif mensuel par utilisateur. Parfois, ce tarif peut diminuer en fonction du nombre d’utilisateurs. Ainsi, à mesure que votre équipe s’agrandit, le coût augmente également.

Le volume de stockage constitue un autre critère. Comme indiqué dans le tableau précédent, les offres gratuites incluent généralement une limite de stockage. Cette limite peut être liée au poids des fichiers importés ou à une limite totale. Si vous dépassez cette limite, vous devrez passer à un abonnement payant.

Les fonctionnalités incluses sont également prises en compte. Les éditeurs de logiciels proposent souvent différentes formules d’abonnement, dont le prix par utilisateur augmente en fonction des fonctionnalités activées. Les offres varient d’un logiciel à l’autre, il est donc essentiel d’examiner attentivement les détails de la tarification.

Dans certains cas, la formule offre un accès gratuit à la quasi-totalité des fonctionnalités, mais limite le volume de données saisies, tel que le nombre de projets, de tâches ou de rapports.

Coûts cachés

Les offres de logiciels de paie peuvent parfois comporter des coûts supplémentaires qui ne sont pas immédiatement évidents pour les utilisateurs novices. Par exemple, certaines fonctionnalités clés peuvent nécessiter des intégrations spécifiques, et celles-ci peuvent être gratuites ou payantes, comme c’est le cas avec Trello et Monday. Il est important de prendre en compte cette dimension lors de votre choix.

Il est également essentiel de garder à l’esprit que les éditeurs ont pour objectif de vous inciter à passer à une offre supérieure. Une fois que vous avez commencé à utiliser la version gratuite d’un logiciel, vous constatez rapidement l’intérêt des fonctionnalités payantes. Soyez donc vigilant à l’évolution des coûts potentiels.

Les alternatives aux logiciels de gestion de projet

Tout au long de cet article, vous avez pu découvrir les nombreux avantages d’un logiciel de gestion de projet. Cependant, si vous trouvez ces outils trop complexes, vous demandez peut-être quelles sont les autres options disponibles.

Une alternative possible consiste à utiliser des applications telles qu’Excel ou Google Sheets. Cependant, cette approche présente certaines limites. En effectuant les tâches manuellement, les risques d’erreurs sont cumulés. De plus, pour interagir avec d’autres personnes, il est nécessaire d’utiliser des tableaux en ligne partagés plutôt que des fichiers locaux sur votre ordinateur.

Si vos besoins en gestion de projet sont simples, vous pourriez également vous contenter des fonctionnalités offertes par votre logiciel CRM. Ainsi, vous n’auriez qu’un seul outil à utiliser. De nombreux logiciels CRM ne permettent pas de comparer la gestion de listes de tâches et la collaboration en équipe.

FAQ

Qu’est-ce qu’un outil de gestion de projet ?

Un outil de gestion de projet permet de planifier et de suivre en détail l’avancement d’un projet. Il centralise toutes les informations relatives au projet, telles que les tâches, les dépenses, les intervenants et les documents associés.

Quel est l’outil de gestion de projet le plus approprié ?

Il n’existe pas vraiment de « meilleur logiciel de gestion de projet » qui convienne à tous. Certains outils de gestion de projet sont mieux adaptés aux indépendants et aux petites entreprises, tandis que d’autres ciblent les grandes entreprises. Il est donc essentiel de prendre en compte vos besoins, votre situation et votre budget pour trouver l’outil de gestion de projet qui vous convient le mieux.

Quels sont les tarifs des outils de gestion de projet ?

Le prix des outils de gestion de projet de notre sélection varie de 0 à 25 € par mois et par utilisateur, hors options supplémentaires disponibles sur devis et offres spéciales pour les grandes entreprises.